vardagsplanering

Vilket är ditt tema för 2019?

Vart är vi på väg?

Vart är vi på väg?

I förra blogginlägget tipsade jag om några frågor att ställa för att sammanfatta och stänga dörren om det gamla året.

Jag lovade också några tips för att lägga grunden för ett riktigt bra 2019.

Här kommer två pusselbitar när det gäller planering för det nya året. Det handlar om vem du vill planera tillsammans med (det kan vara dig själv) och om att komma i kontakt med vad du verkligen vill.

Nästa steg i en planering är förstås att bryta ner visionerna, drömmarna, årets tema, till konkreta mål och planer. Det kommer tips för det också, så småningom. I det här inlägget vill jag prata om det övergripande, det lite mer abstrakta men kanske ännu viktigare än mätbara mål.

Det är så lätt att hoppa över den grunden, att kasta sig rakt in i nyårslöften och checklistor utan att stanna upp och fråga sig varför. Vad är det du vill egentligen? Vart är du på väg?

Oavsett hur du planerar, kom ihåg: det är du som bestämmer och du kan ändra dig när du vill. Du låser inte fast dig vid dina planer. När du sätter ord på vad du vill så blir det mycket troligare att du också kommer att röra dig åt det hållet. Samtidigt vet du att du förmodligen kommer att justera planen efter verkligheten många gånger under året! Det är som det ska.

Fördelen med att tänka tillsammans

Frågorna under nästa rubrik fungerar alldeles utmärkt att jobba med på egen hand, med din skrivbok eller kanske ditt favoritverktyg på datorn. Du kan också använda frågorna tillsammans med en vän, en kollega eller någon annan som du tycker om och litar på.

Sedan några år tillbaka brukar jag och min sambo ta in på hotell några dagar efter nyår och hjälpa varandra att planera och drömma inför det nya året. Det behöver inte vara långt borta, den här gången blir det ett par timmars resa med det mysiga Krösatåget till en liten stad alldeles nära oss. Det är att skapa den där bubblan utanför vardagen som är poängen.

Vi ser till att vi får tid och utrymme till våra personliga drömmar och till de gemensamma. Vad vill vi ska hända i våra liv och vad vill vi skapa tillsammans under 2019? Vad fungerar bra, vad är vi nöjda och tacksamma för och vad skaver eller irriterar som vi skulle vilja ta tag i?

För mig fungerar det bättre att planera tillsammans med någon, jag har lätt att fastna om jag försöker tänka kreativt på egen hand. Det är lättare när någon lyssnar när jag tänker högt. Den andra personen behöver egentligen inte säga så mycket, av någon anledning blir jag klokare bara av att någon lyssnar. Kanske är det så för dig också?

Vem skulle du vilja planera med? Det kan vara en vän (eller ett par vänner) eller kanske någon du jobbar tillsammans med eller som delar samma intresse eller ideella engagemang. Ni behöver inte ens vara på samma ställe, ni kan skapa en planerings-bubbla åt er per telefon eller på Skype.

Det viktigaste är att ni på allvar är beredda att vara stöttande och peppande. Självkritik är vi oftast utmärkta på själva, det behöver vi inte hjälp med utifrån. Välj att planera med någon som tror på dig och som vill dig väl!

Här skulle jag också vilja påminna om en sak: Vi är alla olika. Somliga går igång på planeringsverktyg, post-it-lappar, visioner, tidslinjer, kalendrar (räck upp en hand om det stämmer på dig), medan andra tycker att det är onödigt, tråkigt eller jobbigt att tänka framåt och fundera över de stora frågorna i livet.

Det är inte alls säkert att de människor som du älskar och omger dig med delar ditt intresse för framtidsplanering. Det är ok. Då skapar du tid och plats att djupdyka i det här på egen hand eller tillsammans med någon utanför din närmaste krets.

(Bli inte förvånad om människor omkring dig efter hand blir nyfikna och inspirerade av dina planeringsprocesser, så länge du är öppen utan att tvinga dem att delta. Större under har skett.)

Vad vill du – egentligen?

Vad längtar du efter? Vad skulle du vilja uppnå, uppleva, skapa? Börja gärna med att lista allt. Vill du ha mer tid för tv-serier och dataspel? Äta mer god mat? Resa mer? Läsa fler böcker? Lära dig virka en badrumsmatta? Skriv ner allt, huller om buller och utan att censurera dig.

Lägg sedan undan listan. Så småningom kan den vara underlag för att välja några önskningar som du vill omvandla till mål, men just nu är det viktigaste att du har fått ut önskningarna och tankarna ur huvudet så att det finns plats för nästa steg.

Ta dig tid att komma i kontakt med den där rösten i ditt inre som vill någonting mer för dig. Den där rösten som vet vad du kan och vilket liv du vill leva. Ditt framtida jag, den klokaste delen av dig, den modigaste, den som kan se längst.

Här kommer några frågor som brukar hjälpa till att få kontakt med den där delen av dig. Plocka ut de som talar till dig, sätt pennan till pappret och SKRIV. Eller ta en promenad tillsammans med någon och låt var och en tänka högt kring frågorna.

Jag säger det igen: du behöver inte besvara alla frågorna. Några (kanske tre stycken) är mer rätt för dig än de andra. Välj dem.

  1. Vad är viktigast i ditt liv just nu?

  2. Vem eller vilka personer är viktigast för dig just nu? Vem vill du vara för dem?

  3. Vad skulle du göra om du visste att du inte kunde misslyckas?

  4. Vad skulle du säga om du visste att rätt personer lyssnade? Jag menar, verkligen lyssnade?

  5. Vad behöver världen mer av från dig?

  6. Vad behöver du, egentligen? Om du skulle kunna ge dig själv det, vad skulle det innebära?

  7. När det gäller konst, kultur, litteratur, film – vad vill du uppleva under det kommande året?

  8. Vad är det verkligen dags för i ditt liv?

  9. Vad vill du släppa taget om, vad är du klar med?

  10. Vad är det dags att börja säga nej till oftare?

  11. Vad vill du säga ja till?

  12. Vad ska få mer tid av dig under det här året, för att det är viktigt för dig?

  13. Vad längtar din kropp efter?

  14. Om ditt framtida jag kom in genom dörren nu, för att be dig att särskilt tänka på en viktig sak när du planerar det kommande året, vad skulle det vara?

När du är klar, ta en liten paus. Ät en kanelbulle (om du vill).

Titta sedan på dina anteckningar. Ser du ett mönster i dina tankar när du svarar på frågorna? Tonar det kanske fram ett slags tema, en röd tråd? Vill du sätta ord på den i så fall?

Jag brukar välja ett tema för varje år. Mitt tema består oftast av ett eller några ord som blir som en ledstjärna genom året. Vilket skulle ditt tema kunna vara?

Nu är det din tur.

Jag hoppas att du har nytta av frågorna och tipsen. Gör vad du vill av dem! Använd det som passar dig och släpp taget om resten.

Jag återkommer med tips när det gäller den mer konkreta och handfasta planeringen också. Många gånger under det kommande året, skulle jag tro. Vill du se till att inte missa något? Skrolla längst ner på sidan och lämna din e-postadress!

Några frågor att avsluta året med

20181220_103137.jpg

Har du några favorit-ritualer eller traditioner vid årets slut? Ser du fram emot att stänga dörren om året som gått och sätta intentioner för året som kommer? Eller bryr du dig inte så mycket om nyåret? Det är ju ändå ett mänskligt påfund det här med kalendrar.

Och ändå. Det är någonting med skiften, dörrar, övergångar, som alltid har fascinerat mig. Att göra bokslut, sammanfatta det som varit och därefter öppna nästa bok full av blanka, tomma sidor.

Känner du samma sak? I så fall bjuder jag här på några frågor att fundera kring, när vi gör oss redo för att lägga 2018 på komposthögen och så några frön inför 2019.

Dela gärna upp det i två steg. Ta lite tid att avsluta och utvärdera 2018 med hjälp av frågorna nedan, så blir det lättare att fundera över 2019 sen.

Avsätt tid för dig själv. Använd din dagbok, papper och kritor, din favorit-app eller något annat sätt som fungerar för dig.

Eller boka in en stund tillsammans med någon, det kan vara din stora kärlek, en god vän eller någon du jobbar tillsammans med. Ni kan självklart vara fler personer också!

Plocka cirka tre till fem frågor i listan nedan, de som talar mest till dig. Som du märker är de mycket blandade, både allvar och lek. Besvara dem hur du vill. Det viktiga är tankarna som frågorna väcker och samtalen (med dig själv eller andra).

Eller gör så här istället: skriv frågorna på lappar. Använd dem som diskussionskort, till exempel vid nyårsmiddagen. Låt var och en dra en lapp och ställa frågan till personen till höger och lyssna till varandras svar.

Eller gör ett nyårsmingel där alla går runt och ställer frågor till varandra och därefter byter lappar och ställer den nya frågan till nästa person (hm, förstår du hur jag menar? Skriv en annars kommentar nedan och be mig förklara bättre!).

Obs: om du väljer att använda frågorna som diskussionskort enligt de två ovanstående förslagen, se till att ingen känner sig tvingad att svara på några frågor. Det måste vara helt ok att avstå, att bara lyssna eller att välja en annan fråga.

En sak till innan vi går över till själva frågorna: du kan naturligtvis avsluta ditt år precis när du vill. För mig passar det för en gångs skull riktigt bra att avsluta året nu under december och sätta intentionerna för 2019 i början av januari, men det brukar inte vara så. Jag brukar tycka att den första februari eller kanske den femte mars är ett mycket bättre datum att börja det nya året på. Du bestämmer! De här frågorna fungerar oavsett vilken dag du väljer.

Frågor vid årets slut

(Välj ut tre till fem som du vill använda till just ditt årsbokslut.)

  1. Vad var det roligaste som hände under 2018?

  2. Vad är du mest stolt över?

  3. Vad är du tacksam för?

  4. Vad gick käpprätt åt skogen det här året? Vilken lärdom tar du med dig av det?

  5. Satte du något tema eller valde något ledord för 2018? Hur har det påverkat eller präglat året?

  6. Vilka önskningar har slagit in det här året?

  7. Om 2018 har ett soundtrack, hur låter det?

  8. Tänk dig en skönlitterär bok, med en liten ingress efter varje kapitelrubrik, till exempel så här: “Kapitel 23, då vår hjälte möter ett monster, får en ny vän och hittar nyckeln till skatten på ett mycket oväntat ställe.”. Om 2018 var ett kapitel i boken om ditt liv, hur skulle en sådan kort kapitel-ingress kunna formuleras då?

  9. Om du skulle sätta samman en trerättersmiddag med tema 2018, vad skulle serveras då?

  10. Vilka personer har betytt mest för dig under 2018?

  11. Vad har du blivit bättre på under året?

  12. Vad har tagit alldeles för mycket tid och energi från dig under 2018?

  13. Vad har du haft på din “att-göra-lista” eller “bra-idé-lista” i många år utan att det blev gjort under 2018 heller?

  14. Vem eller vilka personer har du haft alldeles för lite kontakt med under 2018?

  15. Vad vill du lämna kvar och inte ta med dig in i 2019, vad är du definitivt klar med?

Vilka frågor väljer du? Hur tänker du använda dem? Skriv gärna en kommentar och berätta!

Vill du ha mina bästa tips för att starta det nya året också? Skrolla längst ner på sidan och lämna din e-postadress, så hör jag av mig på andra sidan nyåret!

Tills dess: ett riktigt gott slut på 2018 önskar jag dig!

Drömmar om hösten och strukturer för effektivitet och sinnesro i mitt arbete

Det här drömmer jag om under heta sommardagar när jag är frustrerad över att det är för varmt för att göra någonting vettigt eller tänka några kloka tankar:

Jag drömmer om att vakna en tidig höstmorgon, äta frukost och sedan sätta mig vid min arbetsplats. Jag drömmer om att känna inspiration, viljan att skapa, att producera. Känslan av att bocka av en att-göra-lista, att avsluta saker jag påbörjat. Att känna mig nöjd och glad och effektiv.

Jag vill att mitt arbetsflöde under en dag ska kännas naturligt, med få distraktioner och tillräckligt med tid för att fokusera på en sak i taget. Det är så jag jobbar bäst, då kommer jag till min rätt.

Naturligtvis vill jag att vardagen ska brytas av ibland också. Jag längtar också efter att susa iväg på cykeln till tåget, åka iväg någonstans och föreläsa eller utbilda, att inspirera och bidra med nya verktyg och perspektiv.

Men mellan uppdragen vill jag ha en arbetsvardag som fungerar, med flöden och processer som är väl genomtänkta och som gör att jag bara kan kliva rakt in i mitt arbete på morgonen, utan att börja med att fundera över vad det är jag egentligen sysslar med och vad jag ska ägna tid åt idag.

Eller ännu värre: att snubbla rakt in i ett pågående kaos där arbetsdagen går åt till att släcka bränder och fånga in alla bollar som kastas in från sidan. Jag vill känna att jag styr mitt eget arbete, inte att jag vid dagens slut undrar vad jag egentligen har gjort idag, hur klockan plötsligt kan vara så mycket och var den här molande huvudvärken kommer ifrån.

Därför ägnar jag lite tid åt att se över mina arbetsprocesser och flöden så här under sensommaren, medan kalendern fortfarande är ganska luftig.

Mina inkorgar

Vad är det egentligen som styr mitt arbete? Varifrån kommer alla punkterna på min att-göra-lista, alla de projekt och fokusområden som utgör mitt jobb? Hur tar de sig in, genom vilka ingångar? Och hur tar jag emot dem, bedömer dem och bestämmer om de kvalar in och i så fall i vilket projekt och på vilket sätt?

Egentligen handlar det om två olika kategorier: det ena är mina egna idéer och sådant som jag vill göra eller förverkliga. Det andra är impulser utifrån, det kan vara en offertförfrågan i mailen, en inbjudan till en konferens, ett samtal från min redovisningskonsult som behöver någonting av mig eller ett sms från en kollega som undrar om jag vill genomföra ett uppdrag med henne.

En sak som har skapat väldigt mycket mer sinnesro i mitt arbetsliv är uppmaningen från David Allen i Getting Things Done (som jag skrivit om tidigare, till exempel här) att minimera antalet inkorgar och att skapa rutiner för hur jag hanterar dem, varje dag och varje vecka.

Överst: inkorgen. Mellan: tidningar jag vill läsa (hur blev det sådär många?). Underst: underlag för bokföringen. 

Överst: inkorgen. Mellan: tidningar jag vill läsa (hur blev det sådär många?). Underst: underlag för bokföringen. 

Framför allt är det den enkla åtgärden att skapa en fysisk inkorg på mitt skrivbord som har gjort störst skillnad. Där lägger jag allt som ska processas och jag ser till att tömma den minst en gång i veckan. Det kan vara räkningar, inbjudningar och annat som landar i den fysiska brevlådan, anteckningar från möten, någons visitkort med en notering på baksidan.

Om jag får världens bästa idé om ett nytt projekt jag vill sätta igång med (vilket händer mig lite för ofta) så skriver jag en notering om det och lägger anteckningen i inkorgen. Där hamnar också kvitton, programblad som jag kanske vill spara och flyers för någonting jag vill ta ställning till senare.

Jag jobbar hemma och delar arbetsrum med min sambo (som är frilansskribent och fotograf). Jag skiljer inte på privat och arbete när det gäller inkorgen på skrivbordet, allt hamnar där.

När jag kommer hem från en resa, till exempel ett uppdrag, så brukar jag tömma fickor, handväska och eventuella ytterfack i resväskan och lägga allt som behöver processas i inkorgen på skrivbordet.

Mina inkorgar är alltså:

  • E-post
  • Telefon, inklusive telefonsvarare
  • Messenger
  • Inkorgen på mitt skrivbord

Att hålla koll på inflödet är en bra början. Nästa steg är förstås att ha ett sätt att tömma inkorgarna, att bedöma vad som ska hända med varje sak, fatta beslut och antingen arkivera på rätt ställe eller uppdatera att-göra-listor och projektlistan så att ingenting trillar mellan stolarna.

Hur ser dina inflöden ut, har du koll på dina inkorgar? Tömmer du dem regelbundet, eller hamnar saker i högar och det är slumpen som avgör vad som faktiskt blir hanterat och processat på det sätt som du vill?

Fungerar ditt system för dig?

Jag behöver fila på visa delar av mitt system. Det gör jag nästan varje gång en ny termin börjar. Det är mitt sätt att skapa bättre arbetsmiljö för mig själv och att ge mig själv möjlighet att vara mitt bästa jag. Dessutom är det ett bra sätt att väcka jobbhjärnan lite mjukt och försiktigt.

Snart sätter allt igång igen. Jag längtar!

Effektivitet i väntan på att inspirationen ska dyka upp

En stor anledning till att jag jobbar som egenföretagare är att jag vill styra över min egen tid och jobba med det som känns meningsfullt och kul. Att få följa min inspiration och min lust istället för att göra det som någon annan har bestämt.

Det är ju inte bara egenföretagare som har den förmånen, vi är många som har jobbsituationer där vi får styra över vår egen tid och till stor del också bestämma vad vi ska ägna tiden åt.

Det är en förmån – men också en stor utmaning.

Även de mest inspirerande och motiverande projekten har delar som inte alls känns särskilt roliga eller meningsfulla. Planering, rapportering, administration. Produktion av saker som var väldigt roliga att tänka ut men visar sig kräva viss disciplin för att också få att materialisera sig i verkligheten.

Jag skulle inte nå ett enda mål om jag gick upp på morgonen och väntade på att inspirationen skulle infinna sig innan jag tog tag i någonting. Ibland är det liksom bara att tugga i sig sakerna på att-göra-listan, en efter en.

Det händer att jag gör en deal med mig själv. Lisa, du får känna dig oinspirerad, seg och omotiverad. Men du kan väl jobba lite samtidigt? 

Ett av mina favoritverktyg för sådana dagar är Pomodoro. Det är en teknik som går ut på att jobba med en specifik uppgift, i korta intervaller och med regelbundna pauser.

Lite längre ner på sidan beskriver jag hur det fungerar, steg för steg.

Två poänger med pomodoro

Det finns minst två viktiga poänger med det här sättet att jobba:

  1. Du fokuserar på en sak i taget. Du lägger undan mobilen, stänger mailen och Facebook och jobbar med en specifik uppgift i 25 minuter.
  2. När du jobbat i 25 minuter tar du paus. Det är någonting med det här att först jobba koncentrerat under en (förhållandevis) kort stund och sedan bryta koncentrationen och göra någonting helt annat. Jag tycker att det gör mig skärpt medan jag jobbar och jag får mycket mer gjort.

Jag brukar se till att resa mig upp så fort pomodoro-klockan ringer. Jag rör på mig lite, går och hämtar ett glas vatten, dansar lite på stället, städar lite.

Här är en liten video som jag spelade in någon gång i våras, där jag berättar varför jag tycker så mycket om det här sättet att jobba:

Blir du nyfiken på poddavsnittet jag nämner i videon så finns det här: Podd #9, intervju med Maria Estling Vannestål om boken Lex Katarina.

Så här jobbar du enligt pomodorotekniken

Tekniken innebär att du jobbar i korta intervaller med en specifik uppgift, för att därefter ta paus. Du bestämmer själv hur länge du vill jobba och hur ofta du vill ta paus, men om du vill följa den traditionella pomodorotekniken så gör du så här:

När Francesco Cirillo hittade på pomodorotekniken använde han en äggklocka som föreställde en tomat, därav namnet på tekniken. Pomodoro betyder tomat, på italienska och inte på spanska som jag påstår i videon ovan.

När Francesco Cirillo hittade på pomodorotekniken använde han en äggklocka som föreställde en tomat, därav namnet på tekniken. Pomodoro betyder tomat, på italienska och inte på spanska som jag påstår i videon ovan.

  1. Bestäm dig för vilken uppgift du ska jobba med.
  2. Sätt en timer på 25 minuter.
  3. Arbeta med det du har bestämt dig för.
  4. Sluta jobba när klockan ringer och markera på ett papper att du jobbat ditt första pomodoro-pass.
  5. Ta fem minuter paus.
  6. Sätt klockan på 25 minuter och jobba ett pass till.
  7. När du jobbat fyra pass (och har fyra markeringar på ditt papper) tar du en längre paus, till exempel 15 eller 25 minuter.
  8. Börja om.

Det är roligt att jobba med pomodorotekniken i grupp. Då kan ni lägga till en runda där alla uttalar vad de tänker jobba med under den kommande 25-minuterspass, samt en runda i slutet av passet där alla säger något om hur långt ni har kommit och om ni tänker fortsätta med samma uppgift under nästa pass eller gå över till någonting annat. 

Brasklapp om motivation och inspiration

Om det du har att göra känns tungt, tråkig och meningslöst så tycker jag att du ska lyssna på den känslan. Vad beror den på?

Kanske du behöver ta några dagar ledigt och vila? Eller kanske du behöver fundera på om fyller dina dagar med rätt sak? Mitt blogginlägg med Therese Hagstedt om att följa sin lust kan vara en bra grund för den typen av reflektioner.

Pomodorotekniken och andra verktyg för att vara effektiv kan hjälpa oss att få saker gjort och att komma vidare med det vi verkligen vill göra. Bara vi inte använder teknikerna för att tvinga eller lura oss själva att ägna tiden åt fel saker och låta bli att lyssna på vår inre röst.

Med det sagt: happy pomodoring! Och ja, det finns förstås en massa appar och annat som bygger på pomodorotekniken. Till exempel den här behändiga pomodoroklockan i din webbläsare.

Nu kör vi!

Minsta motståndets lag – sänk tröskeln och få det gjort

Det är troligare att jag gör yoga på morgonen om jag rullat ut yogamattan redan kvällen innan.

Inte för att det är någon större ansträngning att ta fram mattan och rulla ut den på golvet. Men om det redan är gjort när jag går upp så känner jag mig liksom extra välkommen. Som att någon omtänksam person har förberett åt mig. Någon som bryr sig om mig.

skrivbok och tekopp.jpg

På samma sätt känner jag när jag har förberett min arbetsplats för morgondagens jobb. Det händer inte varje dag, men när jag tar mig den tiden så gör det stor skillnad. När jag kan gå upp, äta frukost och sen sätta mig vid min arbetsplats där allt jag behöver för dagens första arbetsuppgift är uppdukat åt mig.

Någon har tänkt på mig. Någon bryr sig om mig och vill att det ska vara lätt och roligt för mig att sätta igång med mitt jobb.

Jag är lite seg på morgonen, så är det. Därför är mitt morgon-jag extra tacksamt när mitt kvälls-jag och underlättat en smula, så att jag slipper börja med att planera, plocka fram, leta upp. När allt är förberett.

Det här är också ett av mina bästa knep för att komma igång med en uppgift som känns stor och överväldigande. Jag ska inte jobba med detta nu. Jag ska bara förbereda. Öppna dokumentet, döpa det rätt, leta fram referenslitteraturen, kanske skriva första raderna.

Jag orkar inte börja på den här uppgiften nu, men jag orkar nog ändå kratta manegen lite.

Dagen efter är tröskeln inte lika stor. Jag har ju redan satt igång. Bara att fortsätta.

Det är alltid ett visst motstånd att sätta igång med saker, även om det är sånt jag verkligen vill göra och sånt jag vet att jag mår bra av. Det hjälper att sänka tröskeln, att göra själva starten så enkel som möjligt, undanröja alla hinder.

En annan sak som verkligen hjälper min motivation är att ha arbetsredskap jag verkligen tycker om att använda. En vacker skrivbok. Fina pennor i ett fint pennskrin. En vacker arbetsplats jag verkligen trivs med. 

Det gäller förresten oavsett om det är handlar om en fast plats eller om min arbetsplats för dagen är ett cafébord eller en centralstation. Med lite eftertanke går det att pimpa den mobila arbetsplatsen också.

Vad gör du för att underlätta för dig själv, för att skapa de bästa förutsättningarna så att det du vill ha gjort nästan sätter igång av sig självt? Hur minskar du ditt motstånd mot att starta?

Tvåminutersregeln – gör det direkt

För snart ett år sedan satt jag på ett tåg och läste (eller lyssnade på, om vi ska vara noga) David Allens klassiker Getting Things Done. Den hade året tidigare kommit ut i en ny, uppdaterad version, sedan den tog mig och så många andra med storm 2001.

En vän frågade mig häromdagen om jag verkligen har läst hela boken. Hon och några vänner hade skrattat gott åt att ingen av dem lyckats med just det: att få det gjort. Och visst, den är lång och full av upprepningar. Men så väl värd tiden.

Förutsatt att du också prövar åtminstone några av dina insikter i praktiken förstås. 

Det är på sätt och vis en missförstådd bok. Om jag inte minns alldeles fel så säger författaren i förordet till den nya upplagan att han ibland ångrar titeln på boken. Han ville inte skriva en bok om hur vi kan få mer gjort. Det är inte det som är bokens kärna.

Getting Things Done handlar om att skapa och använda ett system som avlastar hjärnan och frigör vår kreativitet och skaparkraft. Ett system som håller reda på saker åt oss och som därmed gör det möjligt att vila på riktigt. Att tänka på “ingenting”, utan att hela tiden oroligt påminna oss själva om en massa saker vi är rädda att glömma bort, att tappa mellan stolarna.

Och frihet att skapa, att visionera, att ta ut riktningen för hur vi vill leva våra liv.

David Allens tes är att det inte går att börja med visionerna så länge som vår vardag består av stress och kaos. Först när vi på riktigt har koll på läget och känner oss trygga med vårt system (vårt external mind, som David Allen kallar det) så finns det plats att tänka riktigt stort.

Hur som helst. Det jag upptäckte där på tåget när jag lyssnade på boken som jag läste för så länge sedan var att jag faktiskt tillämpar mycket av GTD-systemet, fast jag har glömt varifrån det kom.

20180610_195046.jpg

Som tvåminutersreglen: om någonting tar mindre än två minuter så är det smartare att göra det direkt än att sätta upp det på att-göra-listan eller bara skjuta det på framtiden. 

Det låter banalt, men det är en av mina viktigaste principer för vardagseffektivitet och det gör stor skillnad. Det rensar min att-göra-lista från småsaker och dessutom är det tillfredsställande att få bocka av någonting, även om det är småsaker. Det ger mig energi till större åtaganden.

Det finns många fler guldkorn ur Getting Things Done. De återkommer vi till en annan dag.

Vad gör du när allting händer på samma gång? Sju sätt att hantera stress och hålla balansen.

Häromdagen postade min vän och kollega Sara Norrby Wallin en video på Facebook, det är en spaning som hon kallar “Här kommer alla årstiderna på en och samma gång”.

Det är inte bara en parafras på Per Gessle, utan också en referens till en bild som jag brukar använda. Jag brukar prata om projekt i olika växtstadier: de som är på fröstadiet, de som bara tittar upp över ytan, de som blommar och ger frukt och de som det är dags släppa taget om så att näringen kan återgå till kretsloppet.

Sara beskriver hur det är full fart på samtliga stadier i hennes liv just nu, både privat och jobbmässigt. Hon undrar: hur gör vi för att hålla balansen, hur hanterar vi när allting verkar hända precis samtidigt?

Det är inte bara för sin egen del som Sara funderar över de här frågorna. Om en vecka modererar hon ett frukostmöte på temat hållbart arbetsliv, för näringslivet i Växjö. Och Sara och jag har det stora nöjet att få vara med på ett hörn när LSU – Sveriges ungdomsorganisationer tar ett ordentligt grepp om frågan om hållbart engagemang för oss som brinner.

Sara delar med sig av några bra strategier i slutet av sin video. Jag vill fylla på med några här. Vi kommer båda att återkomma till frågan, tillsammans och var för sig. Och vi vill gärna höra dina tankar! Skriv en kommentar: vad är ditt bästa överlevnadstips när det blir för mycket i din vardag?

1. Se stressen i vitögat

Mitt första tips är att göra en kartläggning. Stanna upp. Skriv ner din stress. Och då menar jag allt: skriv ner allt det som stressar dig. Vilka projekt, vilka åtaganden, vilka relationer, vilka ansvarsområden eller roller? Skriv huller om buller. Fånga stressen på pappret.

När du får ner allt på papper så får du lite mer överblick, lite mer kontroll. Du kan se varje sak för sig, istället för att allt rusar runt i ditt huvud. Kanske ser du redan lösningar på en del av det som stressar. Kanske är det vissa saker som faktiskt inte känns så farligt stressande längre, eller inte så viktiga som du upplevde nyss.

Men framför allt blir det möjligt att ta nästa steg:

2. Gör en ärlig översyn

Ta hjälp av någon du litar på om du vill, eller ta ett möte med dig själv: Är det här tillståndet tillfälligt, så som Sara beskriver i videon?

Kommer det att lugna sig snart, handlar det här om att dina åtaganden klumpade ihop sig på ett olyckligt sätt eller att många olika saker anföll dig i flock? Är det “lite mycket just nu” på riktigt, eller har det blivit ett tillstånd som inte verkar förändras framöver?

Om det är tillfälligt: känns det ok? Är det ok att det är mycket under en period och har du planerat in tillräcklig återhämtning efter den här perioden?

Om det inte är tillfälligt utan du känner att din vardag faktiskt är så här stressig och det påverkar dig negativt, så är det läge att förändra saker. Det ska inte vara så här. Livet ska inte vara en ständig jakt. Det ska vara gott att leva.

Är det någon del av ditt liv som behöver förändras, mer eller mindre radikalt? Vad behöver du för att göra den förändringen?

3. Hantera det som stressar dig

Det är lätt att få panik och bli paralyserad av stress. Men du kan ta kontrollen. Du kan välja att titta på ett projekt i taget, ta hjälp av någon annan om det behövs och göra en plan. Vad behöver hända? Vad behöver du hjälp med? Vad behöver du släppa taget om?

Är det någonstans du behöver sänka ambitionerna, kanske “kill your darlings”, kanske bestämma dig för att skjuta upp saker eller göra saker bra istället för perfekt, trots att du är en person som alltid levererar i tid och med hög kvalitet?

stress.png

Är det något område som skulle behöva lite mer struktur, behöver du hitta system som underlättar? Kanske ett sätt att fånga in tankar så att du slipper ha dem i huvudet?

När jag har mycket på gång samtidigt så plockar jag fram två av mina favoritfrågor: Vilket är det enklaste sättet? och Finns det ett enklare sätt? och ställer någon av dem till mig själv inför varje sak jag ska göra, varje projekt jag tar tag i. Det brukar hjälpa mig att skala ner och inte gör allting så förfärligt komplicerat. 

4. Be om hjälp

Involvera människor omkring dig. Prata med dina närmaste och be om hjälp, gärna så specifikt som det går. Det kan handla om att få praktisk hjälp och avlastning eller hjälp att tänka och planera. Det kan handla om att förvarna om att du har väldigt mycket nu och inte kommer att kunna leverera på den nivå som de är vana vid från dig.

Det kan också handla om att berätta för dina närmaste att du är stressad och orolig och att du behöver extra kärlek och omtanke.

Är det möjligen så att du kan bli lite kort i tonen mot dem du älskar när du är stressad? (Jag vet att det händer mig.) Kanske finns det risk för att det i sin tur triggar igång reaktioner hos dem så att ni hamnar i onödiga konflikter?

Be om hjälp. Människor omkring dig kan inte läsa dina tankar. Berätta för dem vad du behöver och be om ursäkt ifall du har råkat trampa dem på tårna lite för ofta (och lite för hårt) på sistone.

5. Ta hand om dig

Skapa utrymme för vila och återhämtning. Nu genast. Det behöver inte vara så komplicerat, men du behöver stanna upp och andas. Särskilt när det är som mest hektiskt. Ge dig tid att äta ordentligt (utan att jobba samtidigt), varva ner innan du ska sova, umgås med människor du tycker om, vara ensam. Gör det just du behöver för att sänka dina stressnivåer.

6. Är du rädd att gå in i väggen?

Allt fler pratar om utbrändhet som en folksjukdom, närmast en epidemi. Inte minst bland unga som har ledarpositioner inom den ideella sektorn.

Det är bra att vi pratar om det här och att vi tar det på allvar. Men själva rädslan för att bli utbränd kan också vara en stor stressfaktor i sig själv. Det gäller att vi tar risken att bränna ut oss på allvar – men utan att låta den risken bli ytterligare en sak vi måste hålla koll på och hantera, bland alla andra projekt och åtaganden.

Att du har mycket att göra under en period betyder inte att du riskerar att gå in i väggen. Men du behöver vara ärlig mot dig själv och lyhörd för vad du vill, har lust med och behöver. Särskilt om du är en person som är bra på att ta ansvar, se alla andras behov, bita ihop och göra det som krävs.

Här är mina råd: bestäm dig för att du är värd ett hållbart vardagsliv. Och sök hjälp om du är orolig. Prata med vårdcentralen eller företagshälsovården om du har tillgång till en sådan. Förutsätt inte att du förr eller senare kommer att gå in i väggen utan ta hjälp att utvärdera din oro och ta reda på om den är befogad.

7. Var försiktig med den där drinken

Slutligen: Sara avslutar sin video med en fin liten hint till sin man om att det möjligen är dags att ställa frågan “Vill du ha en drink” när den här arbetsveckan äntligen är slut. Hon poängterar också att detta händer mycket sällan i hennes liv.

Jag missunnar inte Sara en drink, tvärtom. Men jag vill säga detta: om du märker att alkohol (eller någon annan drog) har blivit ditt sätt att slappna av från stressen, kanske till och med ett måste för att få tankarna att sluta snurra, då är det en varningssignal. Antingen behöver du göra förändringar i ditt liv därför att du just nu utsätts för alldeles för mycket stress, eller också handlar det om att du behöver hitta en annan ritual, ett annat sätt att markera gränsen mellan arbete och vila för dig själv. En annan portal mellan världarna.

Du är värd att må bra

Ett gott liv handlar om att göra skillnad, att förändra världen, men också om att må bra i sin vardag. Att känna att du kommer till din rätt, att du får tillgång till dina superkrafter, att du får ha roligt och att det du gör är meningsfullt.

Vi behöver göra upp med normaliseringen av orimligt mycket stress som en del av livet för den som brinner för någonting. Vi behöver sluta acceptera och stå ut och börja ställa krav och ta kontrollen.

Vilket är ditt bästa knep eller tips för att må bra, även när det händer mycket på alla fronter samtidigt? Skriv en kommentar om du vill.