Det perfekta planeringssystemet och dess tillkortakommanden

Jag tappade greppet om mitt planeringssystem lite grann under våren. Eller egentligen redan under hösten förra året om jag ska vara ärlig.

Jag utbildade och föreläste mer än jag någonsin gjort under förra årets sista månader och samtidigt hände det mycket spännande i Rödakorskretsen där jag är ordförande. Jag kände mig lite som en urvriden disktrasa när året var slut. Det är när jag är som mest stressad som mitt planeringssystem verkligen testas till sitt yttersta och mitt höll inte riktigt för testet.

Jag är annars väldigt glad i mitt planeringssystem. Det går i korthet ut på avstämningar varje år, kvartal, vecka och dag, en skrivbok för planering, min kalender (som är digital) samt mina att-göra-listor. Hantering av min e-post, min fysiska brevlåda och alla andra inkommande meddelanden (t ex i telefonen och sociala medier) ingår också i systemet. Jag har utvecklat och förfinat det under många år som egenföretagare, ideell ledare och planeringsnörd.

Problemet när allt rasslade på snabbare och snabbare i en enda lång nerförsbacke i höstas var att jag helt enkelt inte hade tid att använda systemet. Världens bästa system kan inte rädda dig om du helt enkelt har åtagit dig för mycket. Inte ens med prisbelönta silverbestick och de finaste kryddorna i världen kan du få i dig maten om du lagt upp tokmycket på tallriken. Åtminstone inte utan att må illa.

(Det är bland annat min vän Fredrik som är kognitiv terapeut som lyckats banka in denna sanning i min ibland lite väl hårdnackade skalle. Det är jag tacksam för.)

Slutsats: jag behövde rensa i kalendern, se över hur jag tjänar pengar i företaget (så att mitt enda sätt att få en vettig lön inte är att föreläsa flera gånger i veckan på olika ställen i Sverige) och på allvar ifrågasätta hur mycket tid mitt ideella ordförandeskap får ta.

Det har jag ägnat vårterminen åt. Jag har bromsat ner försiktigt, skalat bort, delegerat, prioriterat. Skjutit på superintressanta intervjuer som jag vill göra till podden och bestämt mig för att världen inte går under om jag inte hinner lägga ut podavsnitt eller skriva på bloggen. Skapat en tydligare allians med vice ordföranden och de övriga i styrelsen så att inte allting hamnar i mitt knä. Tillåtit mig återhämtning och haft allvarliga samtal med mig själv när jag fått för mig att starta nya storslagna projekt.

Under sen vår och tidig sommar har jag äntligen känt att jag haft lite mer kontroll på tillvaron. Det har blivit lättare att andas och jag har känt mig kreativ, nyfiken och glad igen.

Jag har också hittat tillbaka till skrivboken som är både min dagbok och stommen i mitt planeringssystem. Jag har prövat nya sätt att använda den och bland annat flyttat mina att-göra-listor till skrivboken från de digitala system jag använde tidigare.

(En gång i vintras upptäckte jag att jag fullständigt glömt bort webbadressen till programmet där mina att-göra-listor fanns. Alltså inte användarnamn eller lösenord utan själva webbadressen. Jag hade bytt från Remember the Milk som varit min favorit länge, till ett nytt program, i ett fåfängt försök att få kontroll över tillvaron. Vilket hade jag glömt bort. Inte fanns det kvar i historiken i webbläsaren heller vilket säger någonting om hur länge sedan jag faktiskt gick igenom mina att-göra-listor. Detta är väldigt pinsamt, berätta det inte för någon.)

Hur som helst. När allt hade lugnat ner sig och jag dessutom hade haft ett par veckor semester så upptäckte jag av en slump hur stort planeringssystemet Bullet Journal blivit på sistone och hur stora likheter det hade med mitt eget system. Jag blev inspirerad och lyfte in att-göra-listorna i skrivboken, BuJo-style. Det fungerar hittills väldigt bra.

På en tågresa genom Sverige, på väg hem från midsommarfirande med släkten, kom jag att tänka på klassikern Getting Things Done av David Allen. Jag läste den när den kom ut 2001 och de grundläggande pusselbitarna i GTD-systemet inspirerade mig när jag först började ta fram mitt eget planeringssystem. Jag fick plötsligt lust att läsa boken igen, tog upp telefonen, tecknade ett par gratisveckor på en tjänst för ljudböcker och laddade ner boken, som visade sig ha kommit ut i nyupplaga för bara några år sedan. Jag insåg snabbt att flera av principerna från GTD fortfarande påverkar hur jag tänker och hanterar vardagens inflöde av uppgifter, frågor, brev och egna idéer.

Jag satt där på tåget och njöt av att vara nästan ensam i tågvagnen, det soliga landskapet rullade förbi utanför fönstret, det var många timmar tills jag skulle byta tåg och jag kände mig alldeles avslappnad och ledig. Och samtidigt våldsamt nyförälskad i GTD och i mitt eget planeringssystem, uppgraderat med några tekniker från Bullet Journaling.

Men är detta verkligen ett friskhetstecken, undrar kanske någon. Vore det inte bättre att försjunka i en deckare, en VI-tidning eller ett sommarprogram i P1 när du nu äntligen är ledig, istället för att researcha planeringssystem?

Jag vet inte. Jag vet bara att det här händer mig ganska ofta: först är jag nöjd med mitt planeringssystem, sedan tar jag på mig alldeles för mycket och systemet kraschar, därefter lyckas jag sakta ner och få näsan över vattenytan, jag vilar hjärnan och börjar må mycket bättre och som ett brev på posten kommer den intensiva längtan över att få uppdatera systemet och bli vän med det igen.

Det där lät ju väldigt deterministiskt och är inte riktigt sant när jag tänker efter. Det är inte en oändlig cykel utan snarare en spiral: för varje gång jag uppdaterar systemet så blir jag bättre på att prioritera och framför allt bättre på att bli överens med mig själv om en lite mer realistisk planering.

Jag brukar kalla mig själv för tidsobstinat snarare än tidsoptimist: jag vet mycket väl att jag inte hinner ro alla de här projekten i hamn men min inre rebell struntar i det och planerar in dem ändå. Jag blir lite mindre tidsobstinat för varje planeringscykel. Det är bra.

(Häromdagen hittade jag mina papper från min årsplanering för 2013. Jag fick lite åksjuka när jag insåg hur många projekt jag tänkt hinna med det året. Den typen av fällor gillrar jag inte åt mig själv längre.)

Så här tror jag att det är: Ett bra planeringssystem är din bästa vän. Det gör att du slipper bära för mycket i hjärnan som då får utrymme att vara kreativ istället. Du slipper vakna mitt i natten och undra om du kommit ihåg att svara på den där uppdragsförfrågan, eftersom du har ett system som du litar på och där ingenting (eller åtminstone relativt få saker) försvinner mellan maskorna.

Men ditt planeringssystem kan inte rädda dig från dig själv. Om du har för många krav på dig (från andra eller från dig själv, inklusive tusen projekt som du vill sätta igång) så behöver du rensa. Om du har ett bra system och systemet kraschar så är lösningen förmodligen inte att bygga om systemet utan att istället ta en ordentlig och ärlig titt på din ambitionsnivå.

Och om din hjärna har utsatts för stress under lång tid och du (eller dina närstående) är orolig för hur du mår så ska du ta kontakt med vården för att undersöka om du behöver hjälp för att inte gå sönder (eller för att laga dig om du redan blivit lite trasig).

Efter dessa viktiga varningar kan jag meddela att den här bloggen kommer att handla en hel del om planeringssystem och vardagsplanering framöver. Hoppas att du som läser kommer att hitta några guldkorn till ditt eget system! För mig är det en viktig pusselbit för att leva ett gott liv.