arbetsplats

Drömmar om hösten och strukturer för effektivitet och sinnesro i mitt arbete

Det här drömmer jag om under heta sommardagar när jag är frustrerad över att det är för varmt för att göra någonting vettigt eller tänka några kloka tankar:

Jag drömmer om att vakna en tidig höstmorgon, äta frukost och sedan sätta mig vid min arbetsplats. Jag drömmer om att känna inspiration, viljan att skapa, att producera. Känslan av att bocka av en att-göra-lista, att avsluta saker jag påbörjat. Att känna mig nöjd och glad och effektiv.

Jag vill att mitt arbetsflöde under en dag ska kännas naturligt, med få distraktioner och tillräckligt med tid för att fokusera på en sak i taget. Det är så jag jobbar bäst, då kommer jag till min rätt.

Naturligtvis vill jag att vardagen ska brytas av ibland också. Jag längtar också efter att susa iväg på cykeln till tåget, åka iväg någonstans och föreläsa eller utbilda, att inspirera och bidra med nya verktyg och perspektiv.

Men mellan uppdragen vill jag ha en arbetsvardag som fungerar, med flöden och processer som är väl genomtänkta och som gör att jag bara kan kliva rakt in i mitt arbete på morgonen, utan att börja med att fundera över vad det är jag egentligen sysslar med och vad jag ska ägna tid åt idag.

Eller ännu värre: att snubbla rakt in i ett pågående kaos där arbetsdagen går åt till att släcka bränder och fånga in alla bollar som kastas in från sidan. Jag vill känna att jag styr mitt eget arbete, inte att jag vid dagens slut undrar vad jag egentligen har gjort idag, hur klockan plötsligt kan vara så mycket och var den här molande huvudvärken kommer ifrån.

Därför ägnar jag lite tid åt att se över mina arbetsprocesser och flöden så här under sensommaren, medan kalendern fortfarande är ganska luftig.

Mina inkorgar

Vad är det egentligen som styr mitt arbete? Varifrån kommer alla punkterna på min att-göra-lista, alla de projekt och fokusområden som utgör mitt jobb? Hur tar de sig in, genom vilka ingångar? Och hur tar jag emot dem, bedömer dem och bestämmer om de kvalar in och i så fall i vilket projekt och på vilket sätt?

Egentligen handlar det om två olika kategorier: det ena är mina egna idéer och sådant som jag vill göra eller förverkliga. Det andra är impulser utifrån, det kan vara en offertförfrågan i mailen, en inbjudan till en konferens, ett samtal från min redovisningskonsult som behöver någonting av mig eller ett sms från en kollega som undrar om jag vill genomföra ett uppdrag med henne.

En sak som har skapat väldigt mycket mer sinnesro i mitt arbetsliv är uppmaningen från David Allen i Getting Things Done (som jag skrivit om tidigare, till exempel här) att minimera antalet inkorgar och att skapa rutiner för hur jag hanterar dem, varje dag och varje vecka.

Överst: inkorgen. Mellan: tidningar jag vill läsa (hur blev det sådär många?). Underst: underlag för bokföringen. 

Överst: inkorgen. Mellan: tidningar jag vill läsa (hur blev det sådär många?). Underst: underlag för bokföringen. 

Framför allt är det den enkla åtgärden att skapa en fysisk inkorg på mitt skrivbord som har gjort störst skillnad. Där lägger jag allt som ska processas och jag ser till att tömma den minst en gång i veckan. Det kan vara räkningar, inbjudningar och annat som landar i den fysiska brevlådan, anteckningar från möten, någons visitkort med en notering på baksidan.

Om jag får världens bästa idé om ett nytt projekt jag vill sätta igång med (vilket händer mig lite för ofta) så skriver jag en notering om det och lägger anteckningen i inkorgen. Där hamnar också kvitton, programblad som jag kanske vill spara och flyers för någonting jag vill ta ställning till senare.

Jag jobbar hemma och delar arbetsrum med min sambo (som är frilansskribent och fotograf). Jag skiljer inte på privat och arbete när det gäller inkorgen på skrivbordet, allt hamnar där.

När jag kommer hem från en resa, till exempel ett uppdrag, så brukar jag tömma fickor, handväska och eventuella ytterfack i resväskan och lägga allt som behöver processas i inkorgen på skrivbordet.

Mina inkorgar är alltså:

  • E-post
  • Telefon, inklusive telefonsvarare
  • Messenger
  • Inkorgen på mitt skrivbord

Att hålla koll på inflödet är en bra början. Nästa steg är förstås att ha ett sätt att tömma inkorgarna, att bedöma vad som ska hända med varje sak, fatta beslut och antingen arkivera på rätt ställe eller uppdatera att-göra-listor och projektlistan så att ingenting trillar mellan stolarna.

Hur ser dina inflöden ut, har du koll på dina inkorgar? Tömmer du dem regelbundet, eller hamnar saker i högar och det är slumpen som avgör vad som faktiskt blir hanterat och processat på det sätt som du vill?

Fungerar ditt system för dig?

Jag behöver fila på visa delar av mitt system. Det gör jag nästan varje gång en ny termin börjar. Det är mitt sätt att skapa bättre arbetsmiljö för mig själv och att ge mig själv möjlighet att vara mitt bästa jag. Dessutom är det ett bra sätt att väcka jobbhjärnan lite mjukt och försiktigt.

Snart sätter allt igång igen. Jag längtar!

Minsta motståndets lag – sänk tröskeln och få det gjort

Det är troligare att jag gör yoga på morgonen om jag rullat ut yogamattan redan kvällen innan.

Inte för att det är någon större ansträngning att ta fram mattan och rulla ut den på golvet. Men om det redan är gjort när jag går upp så känner jag mig liksom extra välkommen. Som att någon omtänksam person har förberett åt mig. Någon som bryr sig om mig.

skrivbok och tekopp.jpg

På samma sätt känner jag när jag har förberett min arbetsplats för morgondagens jobb. Det händer inte varje dag, men när jag tar mig den tiden så gör det stor skillnad. När jag kan gå upp, äta frukost och sen sätta mig vid min arbetsplats där allt jag behöver för dagens första arbetsuppgift är uppdukat åt mig.

Någon har tänkt på mig. Någon bryr sig om mig och vill att det ska vara lätt och roligt för mig att sätta igång med mitt jobb.

Jag är lite seg på morgonen, så är det. Därför är mitt morgon-jag extra tacksamt när mitt kvälls-jag och underlättat en smula, så att jag slipper börja med att planera, plocka fram, leta upp. När allt är förberett.

Det här är också ett av mina bästa knep för att komma igång med en uppgift som känns stor och överväldigande. Jag ska inte jobba med detta nu. Jag ska bara förbereda. Öppna dokumentet, döpa det rätt, leta fram referenslitteraturen, kanske skriva första raderna.

Jag orkar inte börja på den här uppgiften nu, men jag orkar nog ändå kratta manegen lite.

Dagen efter är tröskeln inte lika stor. Jag har ju redan satt igång. Bara att fortsätta.

Det är alltid ett visst motstånd att sätta igång med saker, även om det är sånt jag verkligen vill göra och sånt jag vet att jag mår bra av. Det hjälper att sänka tröskeln, att göra själva starten så enkel som möjligt, undanröja alla hinder.

En annan sak som verkligen hjälper min motivation är att ha arbetsredskap jag verkligen tycker om att använda. En vacker skrivbok. Fina pennor i ett fint pennskrin. En vacker arbetsplats jag verkligen trivs med. 

Det gäller förresten oavsett om det är handlar om en fast plats eller om min arbetsplats för dagen är ett cafébord eller en centralstation. Med lite eftertanke går det att pimpa den mobila arbetsplatsen också.

Vad gör du för att underlätta för dig själv, för att skapa de bästa förutsättningarna så att det du vill ha gjort nästan sätter igång av sig självt? Hur minskar du ditt motstånd mot att starta?