ideellt

Kan vi få både ordning och reda och vildvuxet, frivilligt engagemang?

Kan vi både ha kakan och äta den?

Kan vi både ha kakan och äta den?

När myndigheter och frivilligorganisationer ska samarbeta kan det kännas som om vi kommer från två olika världar, med helt olika förutsättningar och olika synsätt. Detta trots att vi alla är överens om vad som behöver göras och trots att vi verkligen vill göra skillnad tillsammans. Vad är det som gör att vi krockar ibland?

Ordning och reda eller spontanitet, kreativitet och gemenskap?

Tänk dig en värld där ordning och reda är viktiga värderingar, liksom förutsägbarhet, struktur, tydliga roller och överenskommelser, stabilitet över tid, effektivitet och väl beprövade system och metoder. Var och en gör sin uppgift och bidrar med sin specifika pusselbit för att uppnå organisationens målsättning.

Samtidigt, i en annan värld, är spontanitet, kreativitet och ständig förändring nyckelord. Social gemenskap, intresse, glädje och lust är viktiga drivkrafter, liksom frustration, ilska och en insikt om att vi måste förändra världen och att det är bråttom.

I den ena världen finns tydliga roller och arbetsbeskrivningar. Var och en har sitt ansvarsområde och sitt mandat. I den andra världen kan titeln ordförande betyda helt olika saker, även i två lokalföreningar inom samma organisation.

I den ena världen är Sverige geografiskt uppdelat i områden med tydliga gränser. För varje kommun och varje län finns en styrning och det finns nätverk för de olika områdena att kommunicera med varandra. De delar med sig av beprövad metodik och om någonting fungerar på ett ställe så kan det exporteras till alla andra ställen.

I den andra världen uppstår verksamheter spontant, ibland för att ett behov finns och ibland helt enkelt för att en grupp människor har en idé som de vill pröva. Lika snabbt kan verksamheterna rinna ut i sanden eller avslutas, för att behovet eller engagemanget inte längre finns där. Ibland är det inte helt lätt att veta om verksamheten faktiskt har avslutats eller bara vilar en stund för att plötsligt slå upp ögonen igen som om ingenting hade hänt.

I den ena världen så räcker det med att prata med en person, på ett ställe, för att få information om hur helheten ser ut och vad som gäller.

I den andra världen finns en sådan mångfald att den som verkligen vill förstå hur det fungerar måste prata med många personer i olika positioner och på olika platser, för att få en rättvisande bild.

I den ena världen är det långa processer fram till beslut, långsiktighet och stabilitet är ledord. I den andra världen behöver en grupp frivilliga få stöd nu, omedelbart, medan engagemanget finns. Ett halvår senare kan det vara för sent och verksamheten har upphört.

Den ena världen är bra på att utvärdera och dokumentera. I den andra världen är de frivilliga redan på väg in i nästa projekt.

(Ja, jag drar det till sin spets här. Gissningsvis finns båda världarna inom din organisation, även om en av dem troligen dominerar.)

Samarbete mellan världarna

I olikheterna ligger styrkorna. Om den ena världen tar över så riskerar engagemanget och kreativiteten att dö ut. Men om världarna kan samarbeta på ett sätt som gör att de får behålla sina särarter och använda sina styrkor så kan resultatet bli fantastiskt.

Det kräver dock att vi lär känna varandra. Att vi tar oss tid att förstå hur den andra världen fungerar. Att vi samtalar på individnivå och är beredda att hitta pragmatiska lösningar. Att vi lyssnar och kommer ihåg att inte lägga vår egen verklighet över det vi ser, som ett filter.

I vilken värld befinner sig din organisation för det mesta? Hur bra är ni på att utforska eventuella samarbetspartners världar för att skapa förutsättningar för er båda att komma till sin rätt? Hur kan du bidra till det?

Vill du läsa mer av mig?

Vill du fortsätta tänka kring denna och andra frågor tillsammans med mig? Skrolla längst ner på sidan och lämna din mailadress, så hör jag av mig med jämna mellanrum. Ser fram emot att hålla kontakten med dig och med alla andra som vill göra skillnad och samtidigt leva ett gott liv!

När kassören får vara den som lyfter blicken

Vilken personlighet behövs för att vara kassör i en styrelse? Vilka egenskaper och superkrafter behöver kassören ha? 

Den klassiska bilden av kassören i en styrelse är kanske någon som har fokus på detaljer, som gillar ordning och reda, som kanske har en tendens att vara lite fyrkantig i sitt tankesätt och som ogillar när diskussionen i styrelsen blir alltför visionär eftersom den då samtidigt blir alltför abstrakt.

Den som är insatt i verktyget DISC, eller har sett den här virala videon om olika personlighetstyper markerade med färger, skulle kanske säga att kassören typiskt är en ganska blå person.

(DISC är för övrigt ett mycket bra verktyg, som liksom alla verktyg ska tas med en nypa salt. Dessutom säger DISC mer om ditt sätt att kommunicera och interagera med andra än vem du egentligen är som person. Mer om det vid ett annat tillfälle.)

Så är det bara fokus på fakta, grundlig analys, logik och skepticism inför nya idéer som krävs för att bli en riktigt bra kassör? Det behöver inte vara så.

Kassören kan ha en betydligt mer visionär roll än vad som ryms i den klassiska bilden.

Kassören – styrelsens mest operativa roll?

20180412_113345.jpg

I en lokal organisation är ju kassörens roll ofta främst operativ.

Det handlar om att ta hand om alla kvitton, att sköta föreningens löpande bokföring, betala ut ersättning för utlägg och hålla koll på hur mycket pengar som finns på kontot. Ordning och reda, fokus på det innevarande styrelseåret och stenkoll på inkomster och utgifter.

Det här gör ju att det ofta är personer som gillar det där med detaljer, fakta och var sak på sin plats, som rekryteras till rollen som kassör.

Men om det finns en ekonomiavdelning på kansliet som sköter allt det praktiska, vad är då kassörens uppgift?

Jag har en stark minnesbild från ett styrelsemöte på den tiden när jag var styrelseledamot i svenska sektionen av Amnesty International. Jag var ganska ny som ledamot då och på dagordningen hade vi några viktiga ekonomiska vägvalsfrågor, några beslut kring ekonomin som skulle kunna påverka Amnesty både nu och i framtiden.

Jag tog mitt ansvar som styrelseledamot på stort allvar och hade läst handlingarna framlänges och baklänges. Jag lyssnade noga på sekretariatets dragning och deras rekommendationer. Jag minns att jag kände mig tacksam över att ha så proffsiga anställda som kunde hjälpa oss i styrelsen att förstå och överblicka ekonomin.

Efter personalens dragning fick kassören ordet. Det var då polletten verkligen trillade ner för mig.

Kassören hade ett helt annat perspektiv än personalen, både mer långsiktigt och samtidigt mycket bredare. Med tydliga penseldrag kopplades de beslut vi skulle fatta ihop med vår vision för Amnesty, vi blev påminda om vilken slags styrelse vi ville vara och vilken riktning medlemmarna hade pekat ut både vid senaste och tidigare årsmöten.

Kassören hjälpte oss i styrelsen att se vilka möjliga konsekvenser de konkreta besluten kring ekonomin skulle kunna ha på framtiden. Vi fick hjälp att lyfta blicken och förstå vilka olika vägar vi egentligen stod inför. Att kassören var en person med ekonomiskt kunnande och tung ledarerfarenhet höjde kompetensen i styrelsen avsevärt på just det här området.

Det hjälpte oss i styrelsen att ta tillbaka initiativet, vi gick inte bara blint på sekretariatets förslag utan kunde resonera klokt och genomtänkt och fatta medvetna, strategiska beslut utifrån de underlag vi hade fått.

Var strategisk, även på lokal nivå.

Jag minns faktiskt inte vad besluten gällde, det har gått mer än ett decennium sedan den där dagen i styrelserummet. Jag minns inte heller om vi beslutade enligt förslaget från sekretariatet eller om vi fattade ett annat beslut. Det är inte poängen.

Poängen är att kassörens roll kan vara väldigt operativ och handla om kvitton och bankkonton, eller strategisk och visionär och handla om att förklara långsiktiga konsekvenser och hjälpa styrelsen att vara ekonomiskt genomtänkt och smart.

I bästa fall handlar det om en kombination av dessa roller. Även på lokal nivå där kassören har en mer praktisk roll så kan det kombineras med att tänka stort och långsiktigt. Det beror både på huruvida kassören är intresserad av att ta sig an rollen som strateg och på vilka förväntningar styrelsen väljer att ladda kassörs-rollen med.

Det kan också vara så att någon annan i styrelsen ska ha den rollen. Det är ju det fina med en ideell styrelse: utöver det som står i stadgarna så kan ni ju bestämma ganska fritt vad som ska ingå i de olika rollerna.

Det är en av de viktigaste punkterna när jag leder utbildningar för styrelser eller håller i en kickoff för en enskild styrelse: att ge utrymme för diskussioner om vad just den här styrelsen menar med olika roller i styrelsen. Hur ni vill jobba, så att ni blir den bästa styrelse ni kan vara och så att personerna i styrelsen kommer till sin rätt.

Föreningens ekonomi är dessutom ert gemensamma ansvar i styrelsen, inte bara kassörens.

Så hur kan ni hjälpas åt att höja er kompetens och strategiska, visionära förmåga inom ekonomiområdet? Hur kan ni formulera rollerna i styrelsen så att detta viktiga områden inte tappas bort?

Uppdrag: hållbart engagemang bland unga

Personal på LSU i samtal om förväntningar och behov, på en av våra workshops om en hållbar arbetsmiljö.

Personal på LSU i samtal om förväntningar och behov, på en av våra workshops om en hållbar arbetsmiljö.

Ett av mina viktigaste och mest meningsfulla uppdrag det här året har varit samarbetet med LSU – Sveriges ungdomsorganisationer, kring projektet HEL. HEL står för Hållbart Engagemang och Ledarskap och syftar till att bidra till ett mer hållbart engagemang i det civila samhället, framför allt bland unga som är ideellt engagerade eller jobbar i ideella organisationer.

LSU är en paraplyorganisation för ungdomsorganisationer i Sverige. Medlemsorganisationerna är 83 till antalet, Röda Korsets och Rädda Barnens ungdomsförbund finns med liksom flera partipolitiska ungdomsförbund, men också till exempel Sveriges Elevråd och Sveriges Elevkårer, Scouterna och Spelhobbyförbundet SVEROK, för att nämna några. LSU arbetar för att underlätta ungt engagemang och skapa bättre förutsättningar för ungas organisering.

Genom projektet HEL arbetar LSU fram stöd för föreningar och organisationer som vill arbeta med att motverka stress och psykisk ohälsa och bidra till hälsofrämjande och långsiktigt hållbart engagemang.

Klokt nog har LSU börjat med sig själva och det är där jag kommer in i bilden, tillsammans med min kollega Sara Norrby Wallin. Vi har under året arbetat med både styrelsen och kansliet för att hjälpa dem att skapa och upprätthålla en hållbar arbetsmiljö, för både anställda och ideella. De metoder och verktyg som vi använder i det arbetet ligger sedan till grund för den metodik som LSU ska göra tillgänglig för alla ungdomsorganisationer.

Det känns så bra och rätt att vara en del av detta. Att få stötta LSU när de hittar fram till sätt att arbeta som är hållbart för dem själva och samtidigt veta att det vi gör blir “skalbart”, att det kommer att nå ut till fler i och med projektet.

Det är tydligt att det finns ett stort behov av att jobba med de här frågorna inom den ideella sektorn. Inte bara bland ungdomsorganisationerna. Det är så lätt som förtroendevald eller anställd i en ideell organisation att känna sig otillräcklig och att jobba alltför hårt, särskilt eftersom många brinner starkt för organisationens syfte. Samtidigt är strukturerna otillräckliga, de skyddsnät i form av en chef som kan hjälpa dig att prioritera, tydliga roller och normer kring att jobba hållbart saknas ofta.

Sara och jag pratade förresten om vikten av struktur för att främja kreativitet i det senaste avsnittet av podden Leva Gott. Struktur kan ju både bidra till stress och tvärtom skydda oss, det beror alldeles på.

Jag är väldigt glad över alla initiativ som tas kring den här frågan just nu. Maktsalongens nolltolerans är ett exempel, den nystartade facebookgruppen Hållbart Engagemang är ett annat.

Stress och psykisk ohälsa för oss som är engagerade är ett strukturellt problem. Det är oerhört viktigt att ansvaret för att “stressa mindre” och “ta hand om dig” inte läggs på oss som individer. Det är strukturerna som måste förändras i grunden.

Samtidigt behöver vi som är engagerade och som far illa av stressnormer och otillräckliga strukturer hjälp att hantera situationen här och nu. Det behöver finnas stöd för enskilda samtidigt som vi förändrar världen. Det ena står heller inte i motsats till det andra, så länge som de enskilda insatserna inte innebär skuldbeläggande eller ansvarsutkrävande av den som behöver stöd.

Egentligen handlar det om (minst) fyra nivåer:

  1. Enskilda som är drabbade behöver stöd, nu genast.

  2. Vi behöver jobba på gruppnivå, med grupper, styrelser, arbetsplatser. Vi behöver synliggöra och förändra normer och förväntningar, vi behöver bidra till hälsofrämjande kultur, konstruktiv konflikthantering och förståelse för gruppdynamik, till exempel.

  3. Vi behöver jobba på en strukturell nivå i organisationen eller på arbetsplatsen, vi behöver skapa förutsättningar i form av systematiskt arbetsmiljöarbete, vettiga roll- och uppdragsbeskrivningar, arbetsordningar, mötesrutiner. Vi behöver bli riktigt, riktigt bra arbetsgivare inom civilsamhället.

  4. Vi behöver förändra hela samhället. Stress, höga krav, orimliga förväntningar och konsekvenserna i form av psykiska ohälsa är någonting som genomsyrar, kanske till och med bär upp det samhälle vi har skapat. Hur gick det till, när gjorde vi egentligen en gemensam överenskommelse om att bygga upp system som gör det svårt för så många att få ihop sin vardag och må bra? Och hur kommer vi ur den här karusellen?

Jag vill gärna bidra till framför allt punkt två ovan, genom mitt arbete bland annat tillsammans med Sara. Även punkt ett och tre har jag gott hopp om att bidra till, inte minst genom mitt starka nätverk av skickliga konsulter. Punkt fyra har jag inte riktigt svar på och ändå känns den som den allra viktigaste nöten att knäcka, särskilt på lång sikt.

Hur som helst. Att vara en del av LSU:s projekt HEL ger mig möjlighet att bidra till lösningar, på flera nivåer. Det är fantastiskt! En pusselbit i taget.