process

Kommunikation för bättre samarbete – om att guida i processerna

Letar du efter film nr 2, som handlar om grupputveckling? Då ska du klicka här.

Är du bra på att få folk att samarbeta och att leda en grupp? I så fall gissar jag att du är bra på kommunikation. Så många verktyg och kompetenser som handlar om att stärka sammanhållningen, att hantera konflikter och att skapa en bra samtalskultur kan sorteras in under just den rubriken.

I förra veckan träffade jag min kollega Sara Norrby Wallin. Sara och jag har genomfört uppdrag tillsammans de senaste åren, eftersom våra verktygslådor kompletterar varandra väldigt bra och vi delar många förhållningssätt och värderingar. Dessutom har vi kul ihop.

Den här gången sågs vi för att spela in ett antal filmer om just kommunikation. Vi gör det som ett sätt att berätta om de workshops och utbildningar som vi erbjuder tillsammans. Den första filmen publiceras idag. I den berättar vi om varsin favoritmodell när det gäller just kommunikation.

Som alla riktigt bra modeller är de på ytan superenkla, nästan banala, samtidigt som de beskriver områden där det är lätt att gå vilse. De ger stöd när vi försöker fånga in och prata om sådant som är allt annat än enkelt.

Den första modellen beskriver hur svårt det kan vara att nå fram till varandra. Jag kanske tror att jag säger någonting till dig, men du hör någonting helt annat. Vi glömmer hur mycket vi kommunicerar bortom orden och hur många lager av tolkningar som budskapet måste ta sig igenom. När vi blir påminda om det så kan vi börja utforska olika sätt att förbättra kommunikationen.

Ledarskap och processguidning

Den andra modellen är en av mina favoriter. Den handlar om att öppna en fråga, att processa eller bereda den och att avsluta och stänga den. Det kan vara alltifrån en enskild fråga som vi diskuterar på ett möte till en större förändringsprocess på en arbetsplats.

20190402_132043.jpg

De här process-faserna, att öppna, processa och sedan stänga, kan verka självklara. Det är de inte. Inte när någon i gruppen kastar in tre nya idéer just som du som mötesledare börjar avrunda för att gå till beslut. Eller när några diskuterar olika steg och skapar en plan, långt innan du tycker att ni är överens om målet. Eller när chefen på en arbetsplats öppnar upp för diskussion, trots att beslutet egentligen redan är fattat.

Eller när det blir tyst och ingen riktigt vet om processen pågår eller har avstannat. Det finns en anledning att konduktören på tåget regelbundet ropar ut information under tiden som tåget står stilla, även när informationen är att det fortfarande inte finns någon information. När vi vet det så är vi delaktiga. Då kan vi stå ut med att vänta en stund till.

Att guida i olika processer är en av alla de uppgifter som ingår i ledarrollen. Huruvida ledaren är bra på det eller inte har stor påverkan på en arbetsplats, en organisation eller en grupp, vilket det nu gäller.

En ledare som är en skicklig processguide bidrar till att göra diskussionen mer jämlik. I de flesta grupper finns det personer med mer information än andra. Det gäller särskilt i grupper som består av både personal och frivilliga. Den som jobbar dagligen med en fråga har alltid ett informationsövertag över den som jobbar med frågan på sin fritid.

Då hjälper det när mötesledaren inleder varje diskussion med att påminna om varför frågan är uppe, vad som ska hända med den under det här mötet och vad som är nästa steg. Som mötesledare ger du alla runt bordet (inklusive dig själv) möjlighet att ställa om hjärnan från den förra frågan ni diskuterade och landa här och nu. Med lite tur skapar du också en samsyn inför diskussionen, ni blir överens om på vilken nivå ni ska diskutera och med vilket syfte.

Du kan avsluta diskussionen på samma sätt, genom att påminna om vad ni har bestämt och vad som kommer att hända med frågan nu.

Det har underlättat för mig många gånger att ha den här processbilden i huvudet och att fråga mig själv: Var är vi nu? Vad krävs i just den här fasen? Är vi överens om vad som ska hända eller är det någonting som behöver bli tydligare?

Det gäller för övrigt i mina egna projekt också. Det händer att jag inte är helt överens om mig själv om var i processen jag är. Då får jag ta ett möte med mig själv och reda ut det.

I vilka sammanhang har du användning av modeller för att förstå och förklara, när det gäller kommunikation? Var behöver du tydliggöra processen så att alla har samma chans att bidra på lika villkor?

Vill du ha ett mail nästa gång jag publicerar ett blogginlägg? Lämna din adress längst ner på sidan!