Världens bästa årsmöte

20180118_150214.jpg

Snart är det dags för föreningens årsmöte! Hur ska vi göra i år? Hur ska vi få medlemmarna att komma, kan vi locka med någon rolig föreläsare? Bjuda på tårta?

Jag har just lämnat ett ordförandeskap bakom mig och tänker inte gå på några årsmöten på ett tag. Risken finns ju alltid att jag säger ja på fel ställe och upptäcker att jag blivit invald i styrelsen och jag har lovat mig själv att vila upp mig rejält innan jag tar på mig något nytt ideellt uppdrag.

Men för det mesta tycker jag om årsmöten. Mig behöver ni inte locka med räksmörgås eller filmvisning. Jag kommer för att jag vill veta vart organisationen är på väg, vad styrelsen tänker kring viktiga vägval och hur verksamhetsplanen för nästa år ser ut.

Jag vet att jag inte är alldeles representativ. Men jag vet också att det går att planera årsmöten så att de blir roliga, spännande, meningsfulla – alldeles i sin egen rätt.

Här är mina bästa tips för ett riktigt bra årsmöte. De är främst riktade till en mindre förening eller en lokalavdelning. På nationell nivå är förutsättningarna annorlunda, där behövs helt andra tips, som får vänta till ett annat blogginlägg.

Tio tips inför årsmötet i lokalföreningen

  1. Räkna med att medlemmarna är intresserade av sin organisation och vill vara med och styra den. Lita på att ni kan locka fram den inre föreningsnörden i var och en. Prata om årsmötet som en viktig och intressant händelse och gör reklam för det i god tid.
  2. Se inte de formella årsmötesförhandlingarna som någonting i grunden tråkigt som ni måste ta er igenom. Bestäm er istället för att göra årsmötet tillgängligt och intressant för alla. Vad behöver era medlemmar för att de ska kunna delta på lika villkor och vara med och fatta beslut?
  3. Skippa den externa föreläsaren och låt föreningens verksamhet ta plats i strålkastarljuset istället! Använd verksamhetsberättelsen och verksamhetsplanen och levandegör dem genom att lyfta fram valda delar.
  4. Kan årsmötet vara ett tillfälle för medlemmar att lära känna varandra eller kanske få veta mer om verksamheterna som ni bedriver? Kan ni börja med att alla får i uppgift att fråga minst tre personer varför de är aktiva i föreningen och i vilken verksamhet de är engagerade? Finns det andra roliga sätt, som samtidigt inte tvingar någon att gå alltför långt utanför sin komfortzon?
  5. Låt några styrelseledamöter, andra aktiva medlemmar eller anställda (om ni har sådana) svara på frågorna: vilka tre saker är du mest stolt över? Och vad ser du mest fram emot inför nästa år? Det behöver inte vara några långa dragningar, meningen är att lyfta fram konkreta exempel på hur föreningen arbetar. Förbered gärna med bilder som ni kan visa.
  6. Hitta ett kreativt och roligt sätt för årsmötesdeltagarna att komma med idéer eller inspel, förutom det formella arbetet med eventuella motioner och förslag. Kanske genom att sätta upp frågor på stora papper på väggarna och låta deltagarna gå runt två och två och prata om frågorna samt skriva kommentarer? Finns det vägvalsfrågor som årsmötesdeltagarna kan tycka till om med hjälp av färgade klistermärkesprickar eller liknande? Kan ni göra en värderingsövning där deltagarna ställer sig i olika delar av rummet om de tycker olika i en fråga?
    Obs: bestäm er i förväg för om de frågor ni tar upp på det här mer informella sättet är beslutsfrågor på årsmötet, eller bara “tips på vägen” som styrelsen ska ta med sig. Tydliggör det för årsmötesdeltagarna, så att de vet vad ni tänker göra med deras input.
  7. Självklart ska ni också skämma bort er under årsmötet, med god mat eller fika eller vad som nu passar. Det här är ett tillfälle att fira allt ni har gjort under året! Gör det till en fest.
  8. Bjud in någon att vara ordförande för årsmötet. Det kan vara en företrädare för en annan förening, en politiker i kommunen eller någon annan som är uppskattad och känd och som är van vid att leda formella möten. Att vara årsmötesordförande är ett hedersuppdrag och det brukar vara bra för alla om det inte är någon som är aktiv i föreningen utan en neutral person som håller i klubban.
  9. Läs på och förbered er. Lägg tid på bra årsmötesunderlag och se till att de finns tillgängliga i god tid enligt stadgarna. Tänk igenom ifall årsmötesdeltagarna behöver någon extra information för att kunna ta till sig underlagen. Behövs det till exempel en ordlista eller en lista på förkortningar ni ofta använder?
  10. Ett tips från Växjö Rödakorskrets där jag till alldeles nyligen var ordförande: möt årsmötesdeltagarna i ingången och ge var och en ett glas alkoholfri cider eller juice med apelsinskiva eller något annat festligt, lite beroende på årstid. Sätt tonen direkt: se till att alla känner sig välkomna och markera att det här är ett högtidligt tillfälle.

Bonustips: Trianambai förlag, som också har gett ut min bok Brinna! Att göra skillnad som ledare i en ideell organisation, har precis kommit ut med en bok om att göra årsmötet tillgängligt och meningsfullt även för de yngsta medlemmarna. Läs mer och köp den här.

Jag önskar er ett roligt, intressant och innehållsrikt årsmöte!