föreläsning

Den ädla konsten att brainstorma – och att komma till beslut

Igår var jag i Oskarshamn och höll en föreläsning om ideellt engagemang för en förening. Jag skulle ge dem inspiration och några goda råd på förmiddagen och på eftermiddagen skulle de fortsätta på egen hand med att diskutera visioner och mål och ta fram en verksamhetsplan för året.

Jag hade egentligen inte planerat att prata om mötesteknik, men det visade sig att deltagarna gärna ville ha tips kring just det. Det är en av de saker jag tycker mest om med att föreläsa i den ganska opretentiösa och flexibla form som jag har valt: jag kan alltid plocka upp sådant som är viktigt för deltagarna och på så vis skapar vi innehållet i föreläsningen tillsammans.

Kanske känner du igen dig i det här

Du sitter i en styrelse eller en annan grupp som ska fatta beslut tillsammans. Ni bestämmer er för att börja med att bolla olika idéer med varandra. Ni kanske till och med avsätter en tid för detta.

 I Oskarshamn hittade jag den här fina gamla konsumskylten, högt upp i det blå. En evighetssymbol passar kanske riktigt bra för att illustrera planeringscykeln i en styrelse?

I Oskarshamn hittade jag den här fina gamla konsumskylten, högt upp i det blå. En evighetssymbol passar kanske riktigt bra för att illustrera planeringscykeln i en styrelse?

Tanken är att ni ska brainstorma och få fram många idéer som ni sedan kan prioritera bland, men när tiden är slut så har ni i själva verket bara en enda idé på pappret.

Det är inte så att ni fått idétorka, det är bara det att ni råkade fastna i den första idén som någon föreslog och all tid gick åt till att diskutera den. Ni gick igång på idén och började genast ta upp olika för- och nackdelar, vilken metod ni borde använda för att förverkliga idén, hur lång tid idén skulle kunna ta att genomföra eller vilken budget ni skulle behöva.

Problemet med detta är att ni använt ganska mycket tid och energi till att vrida och vända på en idé som kanske inte är den bästa idén, den som ni faktiskt bör gå vidare med. Ni har också gått miste om bra idéer som hade kunnat komma fram om ni gått vidare i tanken istället för att fastna vid den första idén.

Det är väldigt lätt att hamna där. Vi människor är problemlösare, vi är ofta inställda på att borra djupare och kritiskt granska en viss idé, snarare än att lista många idéer. Ändå finns det en poäng att göra det ibland.

Här är en checklista att använda till nästa gång:

  1. Börja med brainstorm, alltså att lista alla idéer ni kan komma på, utan inbördes rangordning. Ingen kritik av idéer i det här skedet och inga funderingar på för- och nackdelar eller kreativa sätt att genomföra idén. Detta handlar om vad, inte hur.
  2. Sedan är det dags att sortera, prioritera och välja vilken eller vilka idéer ni vill gå vidare med.
  3. Därefter går ni tillbaka till brainstorm-metoden, men nu med enbart en av idéerna i fokus. Nu handlar det om hur. Nu får ni komma med alla kreativa, smarta idéer på genomförande.
  4. Sedan är dags att sortera igen, att prioritera de olika genomförande-idéerna och tankarna och bestämma er för hur ni ska göra. Se till att ni fattar konkreta beslut: vem, vad, hur, när?
  5. Först när ni har gjort likadant med de idéer ni har bestämt er för att genomföra så kan ni göra en plan. Då är det också läge att titta på helheten. Blev det här realistiskt? Eller behöver ni gå tillbaka några steg och göra om någon del av processen?

Det här sättet att gå fram och tillbaka mellan brainstorming och sortering/beslutsfattande tycker jag är ett bra sätt att vara kreativ och samtidigt realistisk. Jag tror dessutom att jag tar den för given ibland, är det inte såhär som all planering går till? 

Vad är det som händer nu?

Då behöver jag påminna mig själv om vikten av att vi allihop är överens om vad det är vi håller på med. 

Alla är inte lika vana vid tanke-skiftet mellan brainstorming-mode och prioriterings/besluts-mode. Är det här en öppen diskussion, en brainstorm-session där vi kastar upp alla möjliga idéer på bordet? Eller är det en beslutspunkt där de idéer vi diskuterar ska vara genomtänkta?

Särskilt om du är ledare så är det smart att sakta ner och ta dig tid att påminna alla om i vilken fas diskussionen befinner sig.

Om ni går in i diskussionen med olika förväntningar och olika syn på vad syftet är med diskussionen så är det mycket lätt att bli osams. Det gäller särskilt om ni fungerar på olika sätt när det gäller kreativitet och samarbete. Är du en person som slänger ur dig tio idéer och genomför en, eller är du en person som tänker igenom en idé i taget och förkastar eller genomför den innan du går vidare till nästa? I det här avseendet är vi olika.

De flesta grupper har nytta av att då och då få diskutera idéer helt förutsättningslöst, utan krav på att de ska vara genomtänkta, rimliga eller ens genomförbara. Ofta är det nämligen inte den första idén som kommer fram som är den allra bästa.

Det är någonting som händer med oss när vi får prata vidare, tänka lite till, kasta ur oss ytterligare några idéer. Det är inte sällan som då plötsligt dyker upp en idé som löser problem på ett sätt som ni inte trodde var möjligt.

Vad är det som du "inte kan"?

Finns det något du har bestämt dig för att du inte kan, någonting som bara inte är din grej? Något område där du hellre litar på att någon annan har koll? På vilket sätt hindrar det dig från att kliva in i styrelsearbetet på allvar? 

Den här veckan jobbar jag med att få färdigt ett material som jag kallar “workshop-kit för styrelser”. Mer information om vad det är och hur det kan hjälpa er som styrelse att genomföra en bra start på styrelseåret kommer här på bloggen inom kort. 

Här kommer ett litet smakprov ur en av föreläsningarna som jag just nu håller på att redigera och som kommer att ingå i workshopkitet. (Jag är inte helt nöjd med färgerna i klippet, men jag pratar om en sak som påverkar de flesta av oss, så strunta i det så länge är ni snälla.) 

På ytan handlar det här klippet om styrelsens gemensamma ansvar för föreningens ekonomi. 

Men egentligen handlar det om att inte fastna i föreställningar om vad du kan och inte kan.

Det behöver inte handla om ekonomi, fast ganska ofta gör det faktiskt det.

"Sanningen" om att jag är "dålig på ekonomi" har jag fått göra upp med rejält. Inte bara genom mina ideella engagemang genom åren, i styrelser som har ansvar för rätt så mycket pengar. Idag driver jag mitt eget aktiebolag.

Om jag skulle vara kvar i föreställningen om att resultatrapporter och sådant är alldeles för komplicerat för mig så skulle jag leva väldigt farligt som företagare. Numera tycker jag faktiskt att det är en av de roligaste delarna av företagandet. Det skulle jag aldrig ha trott för tio år sedan, men jag gillar känslan av att pusselbitarna faller på plats och jag får grepp om flödet av pengar. 

20180215_123202.jpg

Att studera pengaflödet är ett perspektiv, ett sätt att följa och styra vad som händer, skapa möjligheter att göra skillnad och att förverkliga goda idéer. Oavsett om det gäller en ideell förening eller ett litet företag. 

De flesta av oss bär på ett gäng föreställningar om vad vi kan och inte kan, som begränsar oss om vi inte gör upp med dem. 

Vilken föreställning om vad du inte klarar tänker du släppa taget om?  

Vill du förresten ha ett mail när workshop-kitet är klart att beställa? Skriv upp dig på nyhetsbrevslistan, längst ner på den här webbsidan!

Konsten att vara ledig, eller den som väntar på ett poddavsnitt får vänta tills i nästa vecka

 Virkning och dagbokskrivande, två favoritsysslor när jag åker tåg.

Virkning och dagbokskrivande, två favoritsysslor när jag åker tåg.

Det är fredagkväll. Jag sitter på tåget på väg mot Göteborg. Där ska jag träffa mina syskon och hänga med dem hela helgen och vara alldeles ledig. På måndag ska jag föreläsa på Brewhouse företagsinkubator för nyblivna företagare om att låta dina värderingar och din personlighet genomsyra ditt företag.

Jag har som mål det här året att publicera någonting nytt på bloggen varje vecka och att vart fjärde inlägg ska vara ett poddavsnitt. Ambitionen var att publicera årets första poddavsnitt idag.

Och vilket bra avsnitt det är! För första gången är alla mina fem poddgäster med i samma avsnitt. Inte så att de har suttit i samma rum på samma gång, men jag har gjort mini-intervjuer med dem var och en, om deras tankar inför det nya året. När jag lyssnar igenom avsnittet i redigeringsprogrammet så blir jag alldeles lycklig av att få vara i deras sällskap. Jag hoppas att du som lyssnar ska känna samma sak.

Det är bara ett litet problem: jag hinner helt enkelt inte redigera färdigt avsnittet idag. Och nu är arbetsveckan faktiskt slut.

Så, vad ska jag göra? Avsätta lite tid i helgen när jag hade tänkt vara ledig och umgås med syskonen, för att bli färdig och publicera poddavsnittet? Eller finna mig i att det inte blir något nytt inlägg på bloggen alls den här veckan?

Eller göra en kompromiss: tipsa er om de första sju avsnitten av podden så att ni har någonting att lyssna på tills jag hinner publicera nästa avsnitt?

Då kan jag ju också passa på att berätta om min poddgäst Maria Estling Vanneståls fanstastiska podd Drömmen om Målajord, där hon intervjuar människor som har vågat lyssna inåt och går sin egen väg?

Kanske till och med tipsa om Marias intervju med mig?

Ja, så får det bli. Och så får det vara helg nu.

Årets första poddavsnitt kommer i nästa vecka. Och det är värt att vänta på!

Samtal om hållbart engagemang – i en rosa soffa

 Sara på plats i den rosa soffan, medan vi riggar kameran för bästa vinkel. 

Sara på plats i den rosa soffan, medan vi riggar kameran för bästa vinkel. 

Igår var min kollega Sara och jag i Stockholm hos LSU - Sveriges ungdomsorganisationer. Under det senaste året har vi samarbetat med dem inom ramen för projektet HEL - Hållbart Engagemang och Ledarskap.

Det är ett superspännande och viktigt projekt som tar ett helhetsgrepp kring frågan om hållbart engagemang i allmänhet och inom ungdomsrörelsen i synnerhet. Hur kan vi brinna utan att brinna ut? Och vilka förutsättningar behöver vi skapa i organisationerna för att göra det möjligt?

Jag berättar mer om projektet här.

En del av projektet är att ta fram en webbplattform med tips, råd och verktyg till organisationer som menar allvar med att de vill bli mer mänskligt hållbara, för alla som är engagerade: förtroendevalda, volontärer, medlemmar, anställda.

Mitt och Saras bidrag är ett antal filmer där vi ger våra bästa tips kring olika ämnen. Det handlar om att prata om roller och förväntningar, om att skapa goda relationer mellan olika grupper inom organisationen (styrelsen och kansliet till exempel), om att skapa en god samtalskultur och om hur strukturer och rutiner kan bidra till mer demokrati.

Till en del av filmerna kommer det också att finnas checklistor och övningar. Alltihop kommer att ligga öppet och gratis, vilket känns alldeles fantastiskt bra.

Plattformen lanseras i mars. Håll ögon och öron öppna och följ LSU, till exempel på Facebook, Instagram eller Twitter.

Det var väldigt roligt att vara filmstjärna för en dag. Det blev en intensiv och mycket effektiv dag och samtidigt var det hela informellt och avslappnat, en kombination som jag gillar väldigt mycket. Och som jag mår bra av, för att prata hållbarhet.

Dessutom fick jag flera goda idéer och insikter kring att skapa bra och informativa filmer med enkla medel, det kommer jag att ha stor nytta av framöver.

Nu väntar jag ivrigt på att filmerna ska redigeras så att jag kan få se resultatet. Hoppas att det blir precis så bra som jag tror.

Uppdrag: hållbart engagemang bland unga

 Personal på LSU i samtal om förväntningar och behov, på en av våra workshops om en hållbar arbetsmiljö.

Personal på LSU i samtal om förväntningar och behov, på en av våra workshops om en hållbar arbetsmiljö.

Ett av mina viktigaste och mest meningsfulla uppdrag det här året har varit samarbetet med LSU – Sveriges ungdomsorganisationer, kring projektet HEL. HEL står för Hållbart Engagemang och Ledarskap och syftar till att bidra till ett mer hållbart engagemang i det civila samhället, framför allt bland unga som är ideellt engagerade eller jobbar i ideella organisationer.

LSU är en paraplyorganisation för ungdomsorganisationer i Sverige. Medlemsorganisationerna är 83 till antalet, Röda Korsets och Rädda Barnens ungdomsförbund finns med liksom flera partipolitiska ungdomsförbund, men också till exempel Sveriges Elevråd och Sveriges Elevkårer, Scouterna och Spelhobbyförbundet SVEROK, för att nämna några. LSU arbetar för att underlätta ungt engagemang och skapa bättre förutsättningar för ungas organisering.

Genom projektet HEL arbetar LSU fram stöd för föreningar och organisationer som vill arbeta med att motverka stress och psykisk ohälsa och bidra till hälsofrämjande och långsiktigt hållbart engagemang.

Klokt nog har LSU börjat med sig själva och det är där jag kommer in i bilden, tillsammans med min kollega Sara Norrby Wallin. Vi har under året arbetat med både styrelsen och kansliet för att hjälpa dem att skapa och upprätthålla en hållbar arbetsmiljö, för både anställda och ideella. De metoder och verktyg som vi använder i det arbetet ligger sedan till grund för den metodik som LSU ska göra tillgänglig för alla ungdomsorganisationer.

Det känns så bra och rätt att vara en del av detta. Att få stötta LSU när de hittar fram till sätt att arbeta som är hållbart för dem själva och samtidigt veta att det vi gör blir “skalbart”, att det kommer att nå ut till fler i och med projektet.

Det är tydligt att det finns ett stort behov av att jobba med de här frågorna inom den ideella sektorn. Inte bara bland ungdomsorganisationerna. Det är så lätt som förtroendevald eller anställd i en ideell organisation att känna sig otillräcklig och att jobba alltför hårt, särskilt eftersom många brinner starkt för organisationens syfte. Samtidigt är strukturerna otillräckliga, de skyddsnät i form av en chef som kan hjälpa dig att prioritera, tydliga roller och normer kring att jobba hållbart saknas ofta.

Sara och jag pratade förresten om vikten av struktur för att främja kreativitet i det senaste avsnittet av podden Leva Gott. Struktur kan ju både bidra till stress och tvärtom skydda oss, det beror alldeles på.

Jag är väldigt glad över alla initiativ som tas kring den här frågan just nu. Maktsalongens nolltolerans är ett exempel, den nystartade facebookgruppen Hållbart Engagemang är ett annat.

Stress och psykisk ohälsa för oss som är engagerade är ett strukturellt problem. Det är oerhört viktigt att ansvaret för att “stressa mindre” och “ta hand om dig” inte läggs på oss som individer. Det är strukturerna som måste förändras i grunden.

Samtidigt behöver vi som är engagerade och som far illa av stressnormer och otillräckliga strukturer hjälp att hantera situationen här och nu. Det behöver finnas stöd för enskilda samtidigt som vi förändrar världen. Det ena står heller inte i motsats till det andra, så länge som de enskilda insatserna inte innebär skuldbeläggande eller ansvarsutkrävande av den som behöver stöd.

Egentligen handlar det om (minst) fyra nivåer:

  1. Enskilda som är drabbade behöver stöd, nu genast.

  2. Vi behöver jobba på gruppnivå, med grupper, styrelser, arbetsplatser. Vi behöver synliggöra och förändra normer och förväntningar, vi behöver bidra till hälsofrämjande kultur, konstruktiv konflikthantering och förståelse för gruppdynamik, till exempel.

  3. Vi behöver jobba på en strukturell nivå i organisationen eller på arbetsplatsen, vi behöver skapa förutsättningar i form av systematiskt arbetsmiljöarbete, vettiga roll- och uppdragsbeskrivningar, arbetsordningar, mötesrutiner. Vi behöver bli riktigt, riktigt bra arbetsgivare inom civilsamhället.

  4. Vi behöver förändra hela samhället. Stress, höga krav, orimliga förväntningar och konsekvenserna i form av psykiska ohälsa är någonting som genomsyrar, kanske till och med bär upp det samhälle vi har skapat. Hur gick det till, när gjorde vi egentligen en gemensam överenskommelse om att bygga upp system som gör det svårt för så många att få ihop sin vardag och må bra? Och hur kommer vi ur den här karusellen?

Jag vill gärna bidra till framför allt punkt två ovan, genom mitt arbete bland annat tillsammans med Sara. Även punkt ett och tre har jag gott hopp om att bidra till, inte minst genom mitt starka nätverk av skickliga konsulter. Punkt fyra har jag inte riktigt svar på och ändå känns den som den allra viktigaste nöten att knäcka, särskilt på lång sikt.

Hur som helst. Att vara en del av LSU:s projekt HEL ger mig möjlighet att bidra till lösningar, på flera nivåer. Det är fantastiskt! En pusselbit i taget.