styrelse

Premiär: en verktygslåda för ett hållbart engagemang!

LSU - Sveriges ungdomsorganisationer har tagit ett grepp om frågan om hur vi kan bidra till hållbarhet, glädje och hälsa för alla de som är engagerade inom ungdomsrörelsen, såväl anställda som förtroendevalda.

Projektet heter Hållbart Engagemang och Ledarskap (HEL) och häromdagen lanserades den metodbank som är en del av resultatet. In och botanisera! 

Jag har tillsammans med Sara Norrby Wallin haft förmånen att bidra med några pusselbitar till metodbanken, bland annat tips och verktyg för känsliga samtal, om konsten att skapa en varm och modig kultur och om att hantera att-göra-listor och prioritering. 

metodbank.png

Metodbanken är skapad för ungdomsrörelsen, men verktygen fungerar för alla typer av organisationer. 

Men HEL är så mycket större än bara metodbanken (som i sig är fantastisk och alldeles gratis!). Under våren har LSU också sjösatt ett ledarskapsprogram med tema hållbart engagemang.

En kartläggning har också gjorts, för att undersöka vilka faktorer det är som bidrar till stress och hur vi kan vända den helt oacceptabla trenden att stress och psykisk ohälsa ökar bland engagerade i de många medlemsorganisationer som finns under LSU:s paraply. 

Det här är en fråga som ligger mig mycket varmt om hjärtat. Jag är så glad att vi är många som på olika sätt bidrar till att skapa förutsättningar för ett starkt, hållbart, hälsofrämjande engagemang! 

Den ädla konsten att brainstorma – och att komma till beslut

Igår var jag i Oskarshamn och höll en föreläsning om ideellt engagemang för en förening. Jag skulle ge dem inspiration och några goda råd på förmiddagen och på eftermiddagen skulle de fortsätta på egen hand med att diskutera visioner och mål och ta fram en verksamhetsplan för året.

Jag hade egentligen inte planerat att prata om mötesteknik, men det visade sig att deltagarna gärna ville ha tips kring just det. Det är en av de saker jag tycker mest om med att föreläsa i den ganska opretentiösa och flexibla form som jag har valt: jag kan alltid plocka upp sådant som är viktigt för deltagarna och på så vis skapar vi innehållet i föreläsningen tillsammans.

Kanske känner du igen dig i det här

Du sitter i en styrelse eller en annan grupp som ska fatta beslut tillsammans. Ni bestämmer er för att börja med att bolla olika idéer med varandra. Ni kanske till och med avsätter en tid för detta.

I Oskarshamn hittade jag den här fina gamla konsumskylten, högt upp i det blå. En evighetssymbol passar kanske riktigt bra för att illustrera planeringscykeln i en styrelse?

I Oskarshamn hittade jag den här fina gamla konsumskylten, högt upp i det blå. En evighetssymbol passar kanske riktigt bra för att illustrera planeringscykeln i en styrelse?

Tanken är att ni ska brainstorma och få fram många idéer som ni sedan kan prioritera bland, men när tiden är slut så har ni i själva verket bara en enda idé på pappret.

Det är inte så att ni fått idétorka, det är bara det att ni råkade fastna i den första idén som någon föreslog och all tid gick åt till att diskutera den. Ni gick igång på idén och började genast ta upp olika för- och nackdelar, vilken metod ni borde använda för att förverkliga idén, hur lång tid idén skulle kunna ta att genomföra eller vilken budget ni skulle behöva.

Problemet med detta är att ni använt ganska mycket tid och energi till att vrida och vända på en idé som kanske inte är den bästa idén, den som ni faktiskt bör gå vidare med. Ni har också gått miste om bra idéer som hade kunnat komma fram om ni gått vidare i tanken istället för att fastna vid den första idén.

Det är väldigt lätt att hamna där. Vi människor är problemlösare, vi är ofta inställda på att borra djupare och kritiskt granska en viss idé, snarare än att lista många idéer. Ändå finns det en poäng att göra det ibland.

Här är en checklista att använda till nästa gång:

  1. Börja med brainstorm, alltså att lista alla idéer ni kan komma på, utan inbördes rangordning. Ingen kritik av idéer i det här skedet och inga funderingar på för- och nackdelar eller kreativa sätt att genomföra idén. Detta handlar om vad, inte hur.
  2. Sedan är det dags att sortera, prioritera och välja vilken eller vilka idéer ni vill gå vidare med.
  3. Därefter går ni tillbaka till brainstorm-metoden, men nu med enbart en av idéerna i fokus. Nu handlar det om hur. Nu får ni komma med alla kreativa, smarta idéer på genomförande.
  4. Sedan är dags att sortera igen, att prioritera de olika genomförande-idéerna och tankarna och bestämma er för hur ni ska göra. Se till att ni fattar konkreta beslut: vem, vad, hur, när?
  5. Först när ni har gjort likadant med de idéer ni har bestämt er för att genomföra så kan ni göra en plan. Då är det också läge att titta på helheten. Blev det här realistiskt? Eller behöver ni gå tillbaka några steg och göra om någon del av processen?

Det här sättet att gå fram och tillbaka mellan brainstorming och sortering/beslutsfattande tycker jag är ett bra sätt att vara kreativ och samtidigt realistisk. Jag tror dessutom att jag tar den för given ibland, är det inte såhär som all planering går till? 

Vad är det som händer nu?

Då behöver jag påminna mig själv om vikten av att vi allihop är överens om vad det är vi håller på med. 

Alla är inte lika vana vid tanke-skiftet mellan brainstorming-mode och prioriterings/besluts-mode. Är det här en öppen diskussion, en brainstorm-session där vi kastar upp alla möjliga idéer på bordet? Eller är det en beslutspunkt där de idéer vi diskuterar ska vara genomtänkta?

Särskilt om du är ledare så är det smart att sakta ner och ta dig tid att påminna alla om i vilken fas diskussionen befinner sig.

Om ni går in i diskussionen med olika förväntningar och olika syn på vad syftet är med diskussionen så är det mycket lätt att bli osams. Det gäller särskilt om ni fungerar på olika sätt när det gäller kreativitet och samarbete. Är du en person som slänger ur dig tio idéer och genomför en, eller är du en person som tänker igenom en idé i taget och förkastar eller genomför den innan du går vidare till nästa? I det här avseendet är vi olika.

De flesta grupper har nytta av att då och då få diskutera idéer helt förutsättningslöst, utan krav på att de ska vara genomtänkta, rimliga eller ens genomförbara. Ofta är det nämligen inte den första idén som kommer fram som är den allra bästa.

Det är någonting som händer med oss när vi får prata vidare, tänka lite till, kasta ur oss ytterligare några idéer. Det är inte sällan som då plötsligt dyker upp en idé som löser problem på ett sätt som ni inte trodde var möjligt.

Ge din styrelse en riktigt bra start på året

Hur ser du som ordförande till att styrelsen får en riktigt bra grund att stå på inför resten av styrelseåret? Hinner ni med en kickoff nu under våren, eller kanske som start på terminen efter sommaren? 

Här är mina bästa tips när det gäller innehåll i en workshop som sätter tonen för ert samarbete:

  1. Prata om föreningen som helhet och styrelsens roll i helheten. Det gäller förstås också om ni är en lokalförening, hur hänger ni ihop med resten av organisationen?
  2. Prata om styrelsens uppgift. Vad är det ni ska göra egentligen? Vad ligger inte på ert bord? Hur väljer ni att tolka ert uppdrag?
  3. Prata om era roller inom styrelsen. Vem gör vad? Vilka förväntningar har ni på varandra utifrån rollerna? Har ni de roller ni behöver? 
  4. Bestäm er för hur ni ska vara den bästa styrelse ni kan vara, utifrån just de personer ni är. 

Det kommer att göra skillnad, det kommer att göra att samarbetet flyter lättare och att ni snabbare löser upp knutar som uppstår under ett styrelseår.  

Ett workshopmaterial för små föreningar

Det allra bästa brukar vara att någon som inte är en del av styrelsen och som kanske dessutom har erfarenhet av workshopledning håller i trådarna under styrelsens kickoff. Har ni budget för att ta in hjälp med det så rekommenderar jag det varmt. 

Jag vet vilken skillnad det kan göra för ledare att få stöd och inspiration i form av en utomstående föreläsare, workshopledare eller coach. 

Det är därför jag så länge har klurat på hur jag kan hjälpa alla de lite mindre föreningar, både fristående och lokalavdelningar i större organisationer, som inte har möjlighet att köpa in hjälp i form av en ledarskapsutbildning eller en workshop.

Särskilt som det är just på lokal nivå, där så gott som alla arbetar ideellt, som behovet av inspiration och perspektiv utifrån ofta är som störst.

Därför har jag tagit fram workshop-kitet “Styrelsens kickoff”, som består av inspelade föreläsningar och ett arbetsmaterial. Det gör det möjligt för styrelsen att på egen hand hålla en workshop som lägger grunden för ett bra styrelseår.

Materialet guidar er genom diskussioner som brukar vara värdefulla att ha så snart som möjligt på ett nytt styrelseår.

Det här är ett sätt för mig att erbjuda min hjälp till ett pris som är betydligt rimligare för den lokala föreningen än att anlita mig som föreläsare eller workshopledare.

Malmöprojektet – ett alldeles särskilt erbjudande

Jag erbjuder workshop-kitet till styrelser över hela Sverige. Men jag tänker lägga lite extra tid och kraft på att sprida materialet i och omkring Malmö. Det är mitt sätt att ge tillbaka.

I Malmö fick jag min allra första ledarerfarenhet, först som chefredaktör för studenttidningen Mahskara och sedan som ordförande för Malmögrupperna inom Amnesty International. Mitt hjärta klappar lite extra för föreningslivet i Malmö, även om jag numera bor i Växjö.

Till min hjälp har jag Lin Mattsson. Lin är min förlängda arm, min representant i Malmö. Hon kommer att hjälpa mig att få kontakt med föreningar i och omkring Malmö och undersöka vilka som kan ha nytta av workshop-kitet.

Lin Mattsson, projektledare för Malmöprojektet

Lin Mattsson, projektledare för Malmöprojektet

Samtidigt har Lin ett uppdrag till: hon hjälper mig att kartlägga vilka behov som finns hos föreningarna.

Jag vill nämligen skapa fler verktyg och kanske skriva fler böcker om ideellt engagemang och ledarskap, med utgångspunkt i verkliga utmaningar som föreningar har.

Lin och jag har bestämt att de fem första föreningarna i Malmö som köper mitt workshop-kit under vårterminen 2018 får en extra bonus: Lin kommer att vara med som stöd när ni genomför workshopen!

Ni får inte bara tillgång till mig i inspelad form, utan Lin finns på plats och kan svara på frågor och komma med tips och råd. Lin är en erfaren föreningsräv med specifik erfarenhet från lokalt engagemang och dessutom är hon en pedagogisk stjärna.

Är du ordförande i en förening som finns i Malmöområdet? Intresserad av att veta mer om workshop-kitet och hur ni kan ordna världens bästa kickoff för er styrelser? Skicka ett meddelande till Lin, klicka på knappen:

Ett workshop-kit för hela Sverige

Nu kan ju inte alla finnas i Malmötrakten. Hur skulle det se ut? Mitt workshop-kit är tänkt att fungera överallt, för små föreningar i hela landet. Allt som behövs är en dator med internetuppkoppling och rimligt bra högtalare så att ni kan lyssna på föreläsningarna.

Vill du som ordförande ha extra stöd när ni genomför workshopen med mitt material? Då kan ni köpa till några coachingsessioner per telefon. Du och jag bestämmer tillsammans när vi planerar in dem, om du får mest värde av dem före eller efter workshopen.

Läs mer och beställ här. 

Jag ser så väldigt mycket fram emot att få hjälpa fler styrelser att sätta tonen för sitt styrelseår, särskilt när det gäller mindre föreningar. Ni är värda en så bra start som möjligt!

När kassören får vara den som lyfter blicken

Vilken personlighet behövs för att vara kassör i en styrelse? Vilka egenskaper och superkrafter behöver kassören ha? 

Den klassiska bilden av kassören i en styrelse är kanske någon som har fokus på detaljer, som gillar ordning och reda, som kanske har en tendens att vara lite fyrkantig i sitt tankesätt och som ogillar när diskussionen i styrelsen blir alltför visionär eftersom den då samtidigt blir alltför abstrakt.

Den som är insatt i verktyget DISC, eller har sett den här virala videon om olika personlighetstyper markerade med färger, skulle kanske säga att kassören typiskt är en ganska blå person.

(DISC är för övrigt ett mycket bra verktyg, som liksom alla verktyg ska tas med en nypa salt. Dessutom säger DISC mer om ditt sätt att kommunicera och interagera med andra än vem du egentligen är som person. Mer om det vid ett annat tillfälle.)

Så är det bara fokus på fakta, grundlig analys, logik och skepticism inför nya idéer som krävs för att bli en riktigt bra kassör? Det behöver inte vara så.

Kassören kan ha en betydligt mer visionär roll än vad som ryms i den klassiska bilden.

Kassören – styrelsens mest operativa roll?

20180412_113345.jpg

I en lokal organisation är ju kassörens roll ofta främst operativ.

Det handlar om att ta hand om alla kvitton, att sköta föreningens löpande bokföring, betala ut ersättning för utlägg och hålla koll på hur mycket pengar som finns på kontot. Ordning och reda, fokus på det innevarande styrelseåret och stenkoll på inkomster och utgifter.

Det här gör ju att det ofta är personer som gillar det där med detaljer, fakta och var sak på sin plats, som rekryteras till rollen som kassör.

Men om det finns en ekonomiavdelning på kansliet som sköter allt det praktiska, vad är då kassörens uppgift?

Jag har en stark minnesbild från ett styrelsemöte på den tiden när jag var styrelseledamot i svenska sektionen av Amnesty International. Jag var ganska ny som ledamot då och på dagordningen hade vi några viktiga ekonomiska vägvalsfrågor, några beslut kring ekonomin som skulle kunna påverka Amnesty både nu och i framtiden.

Jag tog mitt ansvar som styrelseledamot på stort allvar och hade läst handlingarna framlänges och baklänges. Jag lyssnade noga på sekretariatets dragning och deras rekommendationer. Jag minns att jag kände mig tacksam över att ha så proffsiga anställda som kunde hjälpa oss i styrelsen att förstå och överblicka ekonomin.

Efter personalens dragning fick kassören ordet. Det var då polletten verkligen trillade ner för mig.

Kassören hade ett helt annat perspektiv än personalen, både mer långsiktigt och samtidigt mycket bredare. Med tydliga penseldrag kopplades de beslut vi skulle fatta ihop med vår vision för Amnesty, vi blev påminda om vilken slags styrelse vi ville vara och vilken riktning medlemmarna hade pekat ut både vid senaste och tidigare årsmöten.

Kassören hjälpte oss i styrelsen att se vilka möjliga konsekvenser de konkreta besluten kring ekonomin skulle kunna ha på framtiden. Vi fick hjälp att lyfta blicken och förstå vilka olika vägar vi egentligen stod inför. Att kassören var en person med ekonomiskt kunnande och tung ledarerfarenhet höjde kompetensen i styrelsen avsevärt på just det här området.

Det hjälpte oss i styrelsen att ta tillbaka initiativet, vi gick inte bara blint på sekretariatets förslag utan kunde resonera klokt och genomtänkt och fatta medvetna, strategiska beslut utifrån de underlag vi hade fått.

Var strategisk, även på lokal nivå.

Jag minns faktiskt inte vad besluten gällde, det har gått mer än ett decennium sedan den där dagen i styrelserummet. Jag minns inte heller om vi beslutade enligt förslaget från sekretariatet eller om vi fattade ett annat beslut. Det är inte poängen.

Poängen är att kassörens roll kan vara väldigt operativ och handla om kvitton och bankkonton, eller strategisk och visionär och handla om att förklara långsiktiga konsekvenser och hjälpa styrelsen att vara ekonomiskt genomtänkt och smart.

I bästa fall handlar det om en kombination av dessa roller. Även på lokal nivå där kassören har en mer praktisk roll så kan det kombineras med att tänka stort och långsiktigt. Det beror både på huruvida kassören är intresserad av att ta sig an rollen som strateg och på vilka förväntningar styrelsen väljer att ladda kassörs-rollen med.

Det kan också vara så att någon annan i styrelsen ska ha den rollen. Det är ju det fina med en ideell styrelse: utöver det som står i stadgarna så kan ni ju bestämma ganska fritt vad som ska ingå i de olika rollerna.

Det är en av de viktigaste punkterna när jag leder utbildningar för styrelser eller håller i en kickoff för en enskild styrelse: att ge utrymme för diskussioner om vad just den här styrelsen menar med olika roller i styrelsen. Hur ni vill jobba, så att ni blir den bästa styrelse ni kan vara och så att personerna i styrelsen kommer till sin rätt.

Föreningens ekonomi är dessutom ert gemensamma ansvar i styrelsen, inte bara kassörens.

Så hur kan ni hjälpas åt att höja er kompetens och strategiska, visionära förmåga inom ekonomiområdet? Hur kan ni formulera rollerna i styrelsen så att detta viktiga områden inte tappas bort?

Ett verktyg för styrelsens kickoff

En av de projekt som jag lägger mycket tid på just nu är att färdigställa ett material som jag kallar “workshop-kit för styrelser”. Det är ett antal mycket korta föreläsningar med tillhörande arbetsmaterial som ideella styrelser kan använda på egen hand, som ett alternativ till att anlita mig för att hålla en workshop.

Det började med att jag skapade en webbkurs för styrelser för några år sedan. Feedbacken jag fick var tydlig: kursen var alldeles för omfattande och det var svårt för styrelserna att avsätta tillräckligt med tid för att genomföra den. Därför har jag delat upp kursen i mindre delar.

Dessutom insåg jag snabbt att det som styrelserna egentligen behövde inte var en kurs.

De behövde inte i första hand utbildas i styrelsekunskap utan få stöd att i att ta tag i de där viktiga diskussionerna om hur de skulle jobba tillsammans, hur de ville tolka uppdraget och sina roller inom styrelsen.

20180301_202821.jpg

Mitt första workshop-kit lanseras under mars och kommer att gå att köpa från min webbsida. Det är tänkt för styrelsens kickoff, avspark eller vad ni vill kalla den där workshopen som ni planerar in i början av styrelseåret för att lägga grunden för ett riktigt bra styrelseår. Själva materialet i workshop-kitet ligger i en lärplattform och ni betalar för en inloggning som ger er tillgång under en viss tid.

Med hjälp av föreläsningarna och övningarna som hör till så kommer ni överens om vilken slags styrelse ni vill vara, vad ni ser som styrelsens viktigaste uppgift och hur ni vill fördela ansvaret mellan er i styrelsen.

Sen går ni förmodligen iväg och äter glass, spelar kubb, klättrar i träd, äter en god middag eller vad ni nu gillar att göra, för att lära känna varandra och sätta tonen för er tid tillsammans i styrelsen. Men den biten får ni klara av på egen hand.

Min främsta tanke med workshop-kitet är att ge dig som är ordförande lite hjälp på traven.

Jag vet hur mycket det är som ska göras och planeras i början av ett styrelseår. Du kan så klart planera en bra kickoff för styrelsen själv utan problem, men här får du en färdig mall att följa och slipper uppfinna hjulet på nytt.

Dessutom innebär workshop-kitet att du och jag hjälps åt med ledarskapet av workshopen. Jag finns på plats, om än inte irl så i alla fall i inspelad form, där jag guidar er steg för steg genom workshopen. Då kan du delta mer helhjärtat i övningarna tillsammans med resten av styrelsen.

Vill du ha ett mail när workshop-kitet är klart att beställa? Skriv upp dig på nyhetsbrevslistan, längst ner på den här webbsidan.

Vilken skillnad vill du att ni ska göra som styrelse, det här året? Hur kan du som ordförande bidra till att skapa förutsättningar för det? 

Vill du dela det här inlägget, till exempel på Facebook? Klicka på "Share" under inlägget. Tack!

Vad är det som du "inte kan"?

Finns det något du har bestämt dig för att du inte kan, någonting som bara inte är din grej? Något område där du hellre litar på att någon annan har koll? På vilket sätt hindrar det dig från att kliva in i styrelsearbetet på allvar? 

Den här veckan jobbar jag med att få färdigt ett material som jag kallar “workshop-kit för styrelser”. Mer information om vad det är och hur det kan hjälpa er som styrelse att genomföra en bra start på styrelseåret kommer här på bloggen inom kort. 

Här kommer ett litet smakprov ur en av föreläsningarna som jag just nu håller på att redigera och som kommer att ingå i workshopkitet. (Jag är inte helt nöjd med färgerna i klippet, men jag pratar om en sak som påverkar de flesta av oss, så strunta i det så länge är ni snälla.) 

På ytan handlar det här klippet om styrelsens gemensamma ansvar för föreningens ekonomi. 

Men egentligen handlar det om att inte fastna i föreställningar om vad du kan och inte kan.

Det behöver inte handla om ekonomi, fast ganska ofta gör det faktiskt det.

"Sanningen" om att jag är "dålig på ekonomi" har jag fått göra upp med rejält. Inte bara genom mina ideella engagemang genom åren, i styrelser som har ansvar för rätt så mycket pengar. Idag driver jag mitt eget aktiebolag.

Om jag skulle vara kvar i föreställningen om att resultatrapporter och sådant är alldeles för komplicerat för mig så skulle jag leva väldigt farligt som företagare. Numera tycker jag faktiskt att det är en av de roligaste delarna av företagandet. Det skulle jag aldrig ha trott för tio år sedan, men jag gillar känslan av att pusselbitarna faller på plats och jag får grepp om flödet av pengar. 

20180215_123202.jpg

Att studera pengaflödet är ett perspektiv, ett sätt att följa och styra vad som händer, skapa möjligheter att göra skillnad och att förverkliga goda idéer. Oavsett om det gäller en ideell förening eller ett litet företag. 

De flesta av oss bär på ett gäng föreställningar om vad vi kan och inte kan, som begränsar oss om vi inte gör upp med dem. 

Vilken föreställning om vad du inte klarar tänker du släppa taget om?  

Vill du förresten ha ett mail när workshop-kitet är klart att beställa? Skriv upp dig på nyhetsbrevslistan, längst ner på den här webbsidan!

Samtal om hållbart engagemang – i en rosa soffa

Sara på plats i den rosa soffan, medan vi riggar kameran för bästa vinkel. 

Sara på plats i den rosa soffan, medan vi riggar kameran för bästa vinkel. 

Igår var min kollega Sara och jag i Stockholm hos LSU - Sveriges ungdomsorganisationer. Under det senaste året har vi samarbetat med dem inom ramen för projektet HEL - Hållbart Engagemang och Ledarskap.

Det är ett superspännande och viktigt projekt som tar ett helhetsgrepp kring frågan om hållbart engagemang i allmänhet och inom ungdomsrörelsen i synnerhet. Hur kan vi brinna utan att brinna ut? Och vilka förutsättningar behöver vi skapa i organisationerna för att göra det möjligt?

Jag berättar mer om projektet här.

En del av projektet är att ta fram en webbplattform med tips, råd och verktyg till organisationer som menar allvar med att de vill bli mer mänskligt hållbara, för alla som är engagerade: förtroendevalda, volontärer, medlemmar, anställda.

Mitt och Saras bidrag är ett antal filmer där vi ger våra bästa tips kring olika ämnen. Det handlar om att prata om roller och förväntningar, om att skapa goda relationer mellan olika grupper inom organisationen (styrelsen och kansliet till exempel), om att skapa en god samtalskultur och om hur strukturer och rutiner kan bidra till mer demokrati.

Till en del av filmerna kommer det också att finnas checklistor och övningar. Alltihop kommer att ligga öppet och gratis, vilket känns alldeles fantastiskt bra.

Plattformen lanseras i mars. Håll ögon och öron öppna och följ LSU, till exempel på Facebook, Instagram eller Twitter.

Det var väldigt roligt att vara filmstjärna för en dag. Det blev en intensiv och mycket effektiv dag och samtidigt var det hela informellt och avslappnat, en kombination som jag gillar väldigt mycket. Och som jag mår bra av, för att prata hållbarhet.

Dessutom fick jag flera goda idéer och insikter kring att skapa bra och informativa filmer med enkla medel, det kommer jag att ha stor nytta av framöver.

Nu väntar jag ivrigt på att filmerna ska redigeras så att jag kan få se resultatet. Hoppas att det blir precis så bra som jag tror.