Igår var jag i Oskarshamn och höll en föreläsning om ideellt engagemang för en förening. Jag skulle ge dem inspiration och några goda råd på förmiddagen och på eftermiddagen skulle de fortsätta på egen hand med att diskutera visioner och mål och ta fram en verksamhetsplan för året.

Jag hade egentligen inte planerat att prata om mötesteknik, men det visade sig att deltagarna gärna ville ha tips kring just det. Det är en av de saker jag tycker mest om med att föreläsa i den ganska opretentiösa och flexibla form som jag har valt: jag kan alltid plocka upp sådant som är viktigt för deltagarna och på så vis skapar vi innehållet i föreläsningen tillsammans.

Kanske känner du igen dig i det här

Du sitter i en styrelse eller en annan grupp som ska fatta beslut tillsammans. Ni bestämmer er för att börja med att bolla olika idéer med varandra. Ni kanske till och med avsätter en tid för detta.

Tanken är att ni ska brainstorma och få fram många idéer som ni sedan kan prioritera bland, men när tiden är slut så har ni i själva verket bara en enda idé på pappret.

Det är inte så att ni fått idétorka, det är bara det att ni råkade fastna i den första idén som någon föreslog och all tid gick åt till att diskutera den. Ni gick igång på idén och började genast ta upp olika för- och nackdelar, vilken metod ni borde använda för att förverkliga idén, hur lång tid idén skulle kunna ta att genomföra eller vilken budget ni skulle behöva.

Problemet med detta är att ni använt ganska mycket tid och energi till att vrida och vända på en idé som kanske inte är den bästa idén, den som ni faktiskt bör gå vidare med. Ni har också gått miste om bra idéer som hade kunnat komma fram om ni gått vidare i tanken istället för att fastna vid den första idén.

Det är väldigt lätt att hamna där. Vi människor är problemlösare, vi är ofta inställda på att borra djupare och kritiskt granska en viss idé, snarare än att lista många idéer. Ändå finns det en poäng att göra det ibland.

Här är en checklista att använda till nästa gång:

1. Börja med brainstorm, alltså att lista alla idéer ni kan komma på, utan inbördes rangordning. Ingen kritik av idéer i det här skedet och inga funderingar på för- och nackdelar eller kreativa sätt att genomföra idén. Detta handlar om vad, inte hur.
2. Sedan är det dags att sortera, prioritera och välja vilken eller vilka idéer ni vill gå vidare med.
3. Därefter går ni tillbaka till brainstorm-metoden, men nu med enbart en av idéerna i fokus. Nu handlar det om hur. Nu får ni komma med alla kreativa, smarta idéer på genomförande.
4. Sedan är dags att sortera igen, att prioritera de olika genomförande-idéerna och tankarna och bestämma er för hur ni ska göra. Se till att ni fattar konkreta beslut: vem, vad, hur, när?
5. Först när ni har gjort likadant med de idéer ni har bestämt er för att genomföra så kan ni göra en plan. Då är det också läge att titta på helheten. Blev det här realistiskt? Eller behöver ni gå tillbaka några steg och göra om någon del av processen?

Det här sättet att gå fram och tillbaka mellan brainstorming och sortering/beslutsfattande tycker jag är ett bra sätt att vara kreativ och samtidigt realistisk. Jag tror dessutom att jag tar den för given ibland, är det inte såhär som all planering går till? 

Vad är det som händer nu?

Då behöver jag påminna mig själv om vikten av att vi allihop är överens om vad det är vi håller på med. 

Alla är inte lika vana vid tanke-skiftet mellan brainstorming-mode och prioriterings/besluts-mode. Är det här en öppen diskussion, en brainstorm-session där vi kastar upp alla möjliga idéer på bordet? Eller är det en beslutspunkt där de idéer vi diskuterar ska vara genomtänkta?

Särskilt om du är ledare så är det smart att sakta ner och ta dig tid att påminna alla om i vilken fas diskussionen befinner sig.

Om ni går in i diskussionen med olika förväntningar och olika syn på vad syftet är med diskussionen så är det mycket lätt att bli osams. Det gäller särskilt om ni fungerar på olika sätt när det gäller kreativitet och samarbete. Är du en person som slänger ur dig tio idéer och genomför en, eller är du en person som tänker igenom en idé i taget och förkastar eller genomför den innan du går vidare till nästa? I det här avseendet är vi olika.

De flesta grupper har nytta av att då och då få diskutera idéer helt förutsättningslöst, utan krav på att de ska vara genomtänkta, rimliga eller ens genomförbara. Ofta är det nämligen inte den första idén som kommer fram som är den allra bästa.

Det är någonting som händer med oss när vi får prata vidare, tänka lite till, kasta ur oss ytterligare några idéer. Det är inte sällan som då plötsligt dyker upp en idé som löser problem på ett sätt som ni inte trodde var möjligt.