Det perfekta planeringssystemet och dess tillkortakommanden

Jag tappade greppet om mitt planeringssystem lite grann under våren. Eller egentligen redan under hösten förra året om jag ska vara ärlig.

Jag utbildade och föreläste mer än jag någonsin gjort under förra årets sista månader och samtidigt hände det mycket spännande i Rödakorskretsen där jag är ordförande. Jag kände mig lite som en urvriden disktrasa när året var slut. Det är när jag är som mest stressad som mitt planeringssystem verkligen testas till sitt yttersta och mitt höll inte riktigt för testet.

Jag är annars väldigt glad i mitt planeringssystem. Det går i korthet ut på avstämningar varje år, kvartal, vecka och dag, en skrivbok för planering, min kalender (som är digital) samt mina att-göra-listor. Hantering av min e-post, min fysiska brevlåda och alla andra inkommande meddelanden (t ex i telefonen och sociala medier) ingår också i systemet. Jag har utvecklat och förfinat det under många år som egenföretagare, ideell ledare och planeringsnörd.

Problemet när allt rasslade på snabbare och snabbare i en enda lång nerförsbacke i höstas var att jag helt enkelt inte hade tid att använda systemet. Världens bästa system kan inte rädda dig om du helt enkelt har åtagit dig för mycket. Inte ens med prisbelönta silverbestick och de finaste kryddorna i världen kan du få i dig maten om du lagt upp tokmycket på tallriken. Åtminstone inte utan att må illa.

(Det är bland annat min vän Fredrik som är kognitiv terapeut som lyckats banka in denna sanning i min ibland lite väl hårdnackade skalle. Det är jag tacksam för.)

Slutsats: jag behövde rensa i kalendern, se över hur jag tjänar pengar i företaget (så att mitt enda sätt att få en vettig lön inte är att föreläsa flera gånger i veckan på olika ställen i Sverige) och på allvar ifrågasätta hur mycket tid mitt ideella ordförandeskap får ta.

Det har jag ägnat vårterminen åt. Jag har bromsat ner försiktigt, skalat bort, delegerat, prioriterat. Skjutit på superintressanta intervjuer som jag vill göra till podden och bestämt mig för att världen inte går under om jag inte hinner lägga ut podavsnitt eller skriva på bloggen. Skapat en tydligare allians med vice ordföranden och de övriga i styrelsen så att inte allting hamnar i mitt knä. Tillåtit mig återhämtning och haft allvarliga samtal med mig själv när jag fått för mig att starta nya storslagna projekt.

Under sen vår och tidig sommar har jag äntligen känt att jag haft lite mer kontroll på tillvaron. Det har blivit lättare att andas och jag har känt mig kreativ, nyfiken och glad igen.

Jag har också hittat tillbaka till skrivboken som är både min dagbok och stommen i mitt planeringssystem. Jag har prövat nya sätt att använda den och bland annat flyttat mina att-göra-listor till skrivboken från de digitala system jag använde tidigare.

(En gång i vintras upptäckte jag att jag fullständigt glömt bort webbadressen till programmet där mina att-göra-listor fanns. Alltså inte användarnamn eller lösenord utan själva webbadressen. Jag hade bytt från Remember the Milk som varit min favorit länge, till ett nytt program, i ett fåfängt försök att få kontroll över tillvaron. Vilket hade jag glömt bort. Inte fanns det kvar i historiken i webbläsaren heller vilket säger någonting om hur länge sedan jag faktiskt gick igenom mina att-göra-listor. Detta är väldigt pinsamt, berätta det inte för någon.)

Hur som helst. När allt hade lugnat ner sig och jag dessutom hade haft ett par veckor semester så upptäckte jag av en slump hur stort planeringssystemet Bullet Journal blivit på sistone och hur stora likheter det hade med mitt eget system. Jag blev inspirerad och lyfte in att-göra-listorna i skrivboken, BuJo-style. Det fungerar hittills väldigt bra.

På en tågresa genom Sverige, på väg hem från midsommarfirande med släkten, kom jag att tänka på klassikern Getting Things Done av David Allen. Jag läste den när den kom ut 2001 och de grundläggande pusselbitarna i GTD-systemet inspirerade mig när jag först började ta fram mitt eget planeringssystem. Jag fick plötsligt lust att läsa boken igen, tog upp telefonen, tecknade ett par gratisveckor på en tjänst för ljudböcker och laddade ner boken, som visade sig ha kommit ut i nyupplaga för bara några år sedan. Jag insåg snabbt att flera av principerna från GTD fortfarande påverkar hur jag tänker och hanterar vardagens inflöde av uppgifter, frågor, brev och egna idéer.

Jag satt där på tåget och njöt av att vara nästan ensam i tågvagnen, det soliga landskapet rullade förbi utanför fönstret, det var många timmar tills jag skulle byta tåg och jag kände mig alldeles avslappnad och ledig. Och samtidigt våldsamt nyförälskad i GTD och i mitt eget planeringssystem, uppgraderat med några tekniker från Bullet Journaling.

Men är detta verkligen ett friskhetstecken, undrar kanske någon. Vore det inte bättre att försjunka i en deckare, en VI-tidning eller ett sommarprogram i P1 när du nu äntligen är ledig, istället för att researcha planeringssystem?

Jag vet inte. Jag vet bara att det här händer mig ganska ofta: först är jag nöjd med mitt planeringssystem, sedan tar jag på mig alldeles för mycket och systemet kraschar, därefter lyckas jag sakta ner och få näsan över vattenytan, jag vilar hjärnan och börjar må mycket bättre och som ett brev på posten kommer den intensiva längtan över att få uppdatera systemet och bli vän med det igen.

Det där lät ju väldigt deterministiskt och är inte riktigt sant när jag tänker efter. Det är inte en oändlig cykel utan snarare en spiral: för varje gång jag uppdaterar systemet så blir jag bättre på att prioritera och framför allt bättre på att bli överens med mig själv om en lite mer realistisk planering.

Jag brukar kalla mig själv för tidsobstinat snarare än tidsoptimist: jag vet mycket väl att jag inte hinner ro alla de här projekten i hamn men min inre rebell struntar i det och planerar in dem ändå. Jag blir lite mindre tidsobstinat för varje planeringscykel. Det är bra.

(Häromdagen hittade jag mina papper från min årsplanering för 2013. Jag fick lite åksjuka när jag insåg hur många projekt jag tänkt hinna med det året. Den typen av fällor gillrar jag inte åt mig själv längre.)

Så här tror jag att det är: Ett bra planeringssystem är din bästa vän. Det gör att du slipper bära för mycket i hjärnan som då får utrymme att vara kreativ istället. Du slipper vakna mitt i natten och undra om du kommit ihåg att svara på den där uppdragsförfrågan, eftersom du har ett system som du litar på och där ingenting (eller åtminstone relativt få saker) försvinner mellan maskorna.

Men ditt planeringssystem kan inte rädda dig från dig själv. Om du har för många krav på dig (från andra eller från dig själv, inklusive tusen projekt som du vill sätta igång) så behöver du rensa. Om du har ett bra system och systemet kraschar så är lösningen förmodligen inte att bygga om systemet utan att istället ta en ordentlig och ärlig titt på din ambitionsnivå.

Och om din hjärna har utsatts för stress under lång tid och du (eller dina närstående) är orolig för hur du mår så ska du ta kontakt med vården för att undersöka om du behöver hjälp för att inte gå sönder (eller för att laga dig om du redan blivit lite trasig).

Efter dessa viktiga varningar kan jag meddela att den här bloggen kommer att handla en hel del om planeringssystem och vardagsplanering framöver. Hoppas att du som läser kommer att hitta några guldkorn till ditt eget system! För mig är det en viktig pusselbit för att leva ett gott liv.

Älskade dagbok...

Den allra första sidan i min allra första dagbok.

Strax innan jag fyllde sex år fick jag en dagbok av mina föräldrar. Eller, det var en alldeles vanlig skrivbok, där mina föräldrar turades om att skriva det jag dikterade. Med enbart versaler, så att jag skulle kunna läsa. 

Varken jag eller mina föräldrar anade förmodligen vilken gåva det var, den där skrivboken och framför allt tiden de la ner på att skriva dagbok med mig. 

Så snart jag kunde skriva själv så blev dagboken min egen och helt privat. Jag har fortsatt att skriva dagbok sedan dess, med mycket oregelbundna mellanrum. Ibland har det gått ett helt år mellan anteckningarna och i perioder har jag skrivit varje dag. 

Jag skriver det jag tänker. Jag sätter pennan till pappret och beklagar mig över saker som är irriterande, jublar över sådant jag är glad över, funderar och klurar på sådant jag behöver hitta en lösning på. Skrivandet hjälper tankarna att klarna. Jag blir lugn och glad av att skriva. Jag får överblick, fokus, struktur. 

Det finns inga måsten i mitt skrivande. Den allra första tiden kommer jag ihåg att jag kände dåligt samvete under perioder när jag inte skrev, men det har jag helt släppt. Dagboken tillhör mig, inte tvärtom. Jag har också slutat att presentera mig och skriva en liten livsberättelse i början av varje ny bok som jag gjorde när jag var barn, för att vi skulle lära känna varandra, den nya boken och jag. Nu skriver jag bara vad som faller mig in. 

Jag brukar inte heller hoppa på dagboksutmaningar av typen "skriv tre sidor varje morgon" eller "skriv dagbok utifrån följande frågor" eller liknande. Jag har upptäckt att det fungerar bäst för mig att helt enkelt hämta dagboken och en penna när jag känner för att skriva. 

Jag är helt säker på att mitt språk och min förmåga att skriva har påverkats av dagboksskrivandet. Jag tror att det har gjort mig sådär alldeles lagom respektlös som bara den som vet att hon äger texten (och inte tvärtom) vågar vara. 

I vuxen ålder har dagboken också blivit alltmer av en planeringsbok, eller snarare visionsbok. Jag använder den för att sammanfatta året som gått och sätta en tydlig intention för nästa. Jag skriver upp mina mål och mina önskningar. 

De senaste åren har jag hittat en allt tydligare form för hur jag styr min tid och mitt liv, vilket är extra viktigt eftersom jag är egenföretagare och sätter ramarna helt på egen hand. Jag är väldigt glad i mitt system med årsvisioner, kvartalsmål och veckoavstämningar. 

Under maj och juni i år experimenterar jag med att plocka in element från metoden Bullet Journal i mitt planeringssystem (tack vare Anneli Holm på www.bulletjournal.se och hennes sjudagarsutmaning) och skrivandet utvecklas ytterligare. 

Men dagboksskrivandet, flödesskrivandet, tankeskrivandet finns kvar. Det är viktigt. Dagboken får inte förlora sin magi, den får inte bli enbart en planeringsbok och framför allt måste den fortsätta att vara min alldeles privata arena där jag kan "tänka högt" med mig själv. 

I nästa bok (min nuvarande dagbok är alldeles snart slut) tänker jag pröva att dela boken på mitten och separera planeringsrutinerna och dagboksskrivandet. Efter att jag på senare tid har flyttat även min att-göra-lista till dagboken (utifrån Bullet Journal-metoden) så stör det mig att dagboksskrivandet varvas med planeringsrutinerna, samtidigt som det är väldigt smidigt att ha dem i samma bok. Får se hur min avdelningslösning fungerar. 

Alla mina dagböcker ligger i en kartong, i en bokhylla vid mitt skrivbord. Det är den kartongen jag skulle rädda först om huset brann. 

Varje gång jag besöker fantastiska Skambyrån i Malmö, showen där folk läser ur sina dagböcker från scenen och publiken (och för det mesta även den som läser) skrattar så att tårarna sprutar, så tänker jag att det vore roligt att läsa ur mina dagböcker där någon gång.

Men varje gång när jag kommer hem och bläddrar i dagböckerna så ångrar jag mig. Jag känner en så djup ömhet och respekt för den där personen som talar till mig genom böckerna, jag skulle aldrig låta någon skratta åt henne. I varje bok, i varje ålder har hon sitt perspektiv, sitt sätt att se på världen. Sina drakar att bekämpa och slag att vinna. 

Tack pappa och mamma för den där skrivboken och för ert tålamod i början. Det kan inte ha varit alldeles enkelt att ta tentamen från en sexåring. I enbart versaler.  

Det första jag skrev själv. 

Vilken färg är rätt för mig?

I höstas hände det som är många företagares mardröm: min hemsida blev hackad. Intet ont anande besökare dirigerades om till en fejk-sida där det stod att de vunnit pengar och skulle klicka på en länk. Väldigt obehagligt. 

Det kostade både tid och pengar att lösa problemet och framför allt var det stressande och tog energi från det jag egentligen vill ägna min tid åt. Till sist valde jag att slänga hela hemsidan i papperskorgen och bygga en ny, för att vara säker på att ingen skadlig kod skulle dröja sig kvar någonstans. 

Inget ont som inte för något gott med sig heter det ju. Nu bygger jag en ny webbplats från grunden och har valt att ta hjälp av Claes Pettersson, Art Director på webbyrån Tamkin som bland annat hjälpt många ideella organisationer att synas. Det kommer att bli så bra! Just nu syns bara en bråkdel av hemsidan, resten är under konstruktion och därför dolt än så länge. 

När jag nu ändå anlitade Claes så bestämde jag mig för att också ta fram en ny grafisk profil. Min kommunikation har spretat mycket åt olika håll på senaste år och jag har inte riktigt kunnat bestämma mig för vilka färger och visuella uttryck jag vill använda. Claes är fantastisk bra på att hjälpa mig fatta beslut som känns bra i magen och som är praktiska för mig att använda framöver. 

Det svåraste beslutet har varit färgerna. Claes har skickat flera olika förslag och jag har bara ratat dem. De är för tama, för tråkiga, för mörka. Jag vet precis vad jag INTE vill ha men har haft väldigt svårt att förklara vad det är jag faktiskt tycker om.

Till sist fick jag i uppgift av Claes att gå in i en välsorterad pappersbutik och välja. Det var precis vad jag behövde. På Kreatima (i Stockholm, nära Hötorget) finns ett stort bord och intill bordet finns papper i alla tänkbara färger. Jag prövade länge, la ut några färger, valde bort någon, började om. Gick därifrån med sex färgade papper.

På tåget hem rensade jag bort två. Fyra kvar: en väldigt gul, en magenta (eller fuchsia), en ljusblå (någonstans mellan MFF och Moderaterna) och en orange (kanske för att jag är lite nostalgisk över den färg som Amnesty Internationals svenska sektion hade som profilfärg medan jag satt i styrelsen, innan organisationen valde den gula färg som nu gäller för Amnesty i hela världen). 

Utifrån dessa papper jobbade vi vidare och nu har vi fyra färger som kommer att dominera min kommunikation framöver. Det känns fantastiskt, ungefär som att ha förnyat sin garderob och känna att varenda plagg är helt rätt. 

Utseende spelar roll för mig. Att hitta rätt färger, rätt typsnitt och rätt visuell stil höjer min motivation och gör det både lättare och framför allt roligare att skapa saker. Till exempel de digitala produkter som jag nu håller på att ta fram. Först i kön ligger tre DIY-workshop-kit för styrelser, bestående av inspelade föreläsningar och arbetsmaterial. I färg. Rätt färg. 

Vill du att jag hör av mig när DIY-workshop-kiten för styrelser är klara? Skriv upp dig på nyhetsbrevet! 

Checklista för att göra skillnad

Min gissning är att du som läser den här bloggen inte behöver den checklista jag nu ska presentera. Du gör redan skillnad, förmodligen är du engagerad ideellt, jobbar med någonting som utgår från din passion eller har valt livsstil utifrån omsorg om planeten. Kanske allt på en gång.

Däremot kanske du hamnar i samtal med människor då och då som skulle behöva en knuff i rätt riktning. De kanske känner sig modfällda, det är för mycket hemskt som händer, var ska jag börja? Är det verkligen lönt att göra någonting, kan jag verkligen förändra något?

Påminn dem då om att de inte behöver förändra allt. Bara en liten, liten del. Vilken är din pusselbit kan du fråga, vilket är ditt strå till stacken, under säg det kommande året? På vilket sätt vill du bidra till en bättre värld? Du behövs nämligen. Precis den du är, det du kan och det du vill göra.

För den som vill samla krafterna, kavla upp ärmarna och vara en del av lösningen, så kommer här några steg att följa.

1. Om du hade magiska krafter och kunde ändra på sakernas tillstånd, vad skulle du då främst vilja förändra? Vad är det just du brinner för? Välj ett eller ett par områden.
2. Kan du bidra till förändring på ett eller flera av dessa områden genom hur du lever ditt liv? Det kan handla om att handla mer ekologiskt eller att prata mer om viktiga saker vid middagsbordet så att dina barn tränas i att reflektera och ifrågasätta sina fördomar. Välj ut någonting som du vill förändra i din vardag under det närmaste året, någonting som är lagom stort och som känns rätt i magen.
3. Finns det ideella organisationer som arbetar för förändring inom de områden du bryr dig om? Har du möjlighet att bidra till deras verksamhet genom medlemskap och/eller regelbundet ekonomiskt stöd under året? Välj en organisation med 90-konto, ifall du inte känner till organisationen väl och har insyn i dess styrning och ekonomi.
4. Har du tid att engagera dig ideellt några timmar i månaden? Hör av dig till en förening på din ort och erbjud din hjälp. Se om du kan få göra någonting som du tycker är roligt och utvecklande och där du får bidra med det du är bra på, eller kanske utveckla en ny sida hos dig själv. Känner du dig inte hemma direkt så pröva någon annan förening. 
5. Kan du använda din yrkeskunskap eller din professionella roll för att bidra till en bättre värld, i stort eller smått?
6. Innan du tar itu med något av allt det du funderat på under punkterna ovan är det dags att se om ditt eget hus. Så här är det: du är din egen viktigaste resurs om du vill förändra världen. Det betyder att du måste ta hand om dig själv. Vad behöver du för att må bra och känna dig stark? Ingen blir lyckligare av att du jobbar ihjäl dig eller har dåligt samvete. Tvärtom. Hur tänker du ta hand om dig på bästa sätt, så att du kan vara en god kraft i världen?

Steget över tröskeln

Igår var det söndag. Jag var ledig, fast jag valde att jobba en timme med att klippa och publicera mitt sjätte podavsnitt som varit nästan, nästan klart i över en vecka utan att jag lyckats hitta tiden att förse det med intro- och outro-jingel och ladda upp det på Soundcloud. Så skönt att få det gjort. 

Det kom minsann lite sol. Jag kände hur bra jag skulle må av en promenad i skogen. Den ligger alldeles nära, det är sådan vardagslyx att bara kunna ta på sig skorna och jackan, lyssna på något bra radioprogram i lurarna och följa stigen till el-ljusspåret. 

Det var bara det att då måste jag ju resa mig ur soffan, där jag satt och pillade med telefonen och gjorde absolut ingenting. Ju mer jag tänkte på det, desto tyngre kände jag mig. 

Jag lyckades komma ut till slut (se bildbevis ovan) och det var precis så skönt som jag föreställt mig. Andningen flyttade ner i magen, axlarna slappnade av, sinnena skärptes. 

Vad är det som gör att det är så svårt att ge mig själv det jag vet att jag behöver? En mycket intressant fråga, fast ganska ofta, bland annat just i det här fallet, så tror jag att frågan är fullständigt felställd, om målet är att faktiskt ta mig ut i skogen. Då är det smartare att ställa frågan: är jag beredd att stå ut med att det är obekvämt en liten stund, för att jag vet att det är värt det på sikt? Är jag beredd att sluta fundera över varför det är så skönt i soffan och helt enkelt resa mig upp och gå ut genom dörren, utan att passera Facebook? 

Idag är det måndag. Vad är det som min kropp och själ gärna vill att jag ska göra idag och som mitt bekväma jag tycker är lite för jobbigt? 

Att ordna det för sig

I årets första podavsnitt berättar mina gäster Sara Norrby Wallin och Maria Estling Vannestål att de har ett favorituttryck för det där med att skapa förutsättningar för sig själv i vardagen. De kallar det för att ordna det för sig. Det är lite mer framåtsyftande och förebyggande än det kanske vanligare uttrycket att ta hand om sig.

Jag har tänkt mycket på det efter samtalet med Maria och Sara. Det är smart att ta sig de där extra minuterna att gå och göra en kopp te, tända ett ljus eller bara städa lite på skrivbordet innan jag kastar mig över att-göra-listan.

Det kan också handla om att unna mig en dator eller telefon som faktiskt fungerar eller att låta bli att boka in mig på tidiga morgontåget när jag vet hur viktigt det är för mig att slippa stressa på morgonen. Att inte vara dumsnål utan att ge mig själv vettiga förutsättningar så att jag kan komma till min rätt och dessutom hålla i längden.

Hur vill du ordna det för dig under det här året? Och hur tänker du ta hand om dig själv när det behövs, de där dagarna när det ändå blir pannkaka av alltihop hur väl du än planerat?  

Podd #6 Att drömma tillsammans och var för sig

När är det dags att sätta en gräns för det gemensamma projektet, så att mina egna idéer får plats att växa?

I det här avsnittet av poden Leva Gott berättar Sara Norrby Wallin och Maria Estling Vannestål om sitt gemensamma projekt Livstid. Livstid är en blogg, samtalscirklar, kurser, föreläsningar och annat, ett sätt att utforska hur vi förhåller oss till tiden, den tid som utgör våra liv. 

Dessutom delar jag med mig av några tips kring delat ledarskap när det gäller projekt och företag, det delade ledarskap som handlar om att få en dröm eller en idé att materialiseras. 

Vad fick du med dig från avsnittet, vilka tankar eller frågor väcker det? Dela gärna med dig i kommentarerna!

Och vad skulle du vilja lyssna till i podden? Det kan gälla delat ledarskap eller någon annan aspekt av poddens mycket breda tema: att leva ett liv som är gott för både mig och planeten. Skriv gärna en kommentar nedan!