När det gäller vardagssystem och effektivitet har David Allens bok Getting Things Done inspirerat mig mycket. Jag ska verkligen inte påstå att jag har ett vattentätt system, men jag har i alla fall ett system. Ett system som faktiskt fungerar ganska bra. Åtminstone när jag ger mig tid att använda det. 

En nyckel till systemet är den veckorutin som jag delar med mig av här. Om jag tar mig tid att ge systemet lite kärlek med hjälp av nedanstående steg så får jag sinnesro och lugn i hjärnan som belöning. Det är som med alla andra goda vanor. Jag behöver ta mig över tröskeln och faktiskt göra det som jag vet att jag mår bra av för att de goda effekterna ska bli verklighet. 

Mina inre sabotörer påstår ofta att jag inte har tid att gå igenom veckorutinen. Det tar ju säkert två timmar, kanske tre! Särskilt om det var länge sedan sist. Den tiden finns inte. Bättre att bara dyka in i jobbet och göra alla saker som måste göras. Ibland låter jag mig övertalas. Det är dumt. Jag vet bättre.  

Så: jag gör inte detta varje vecka, men nästan. Det är gott nog. Så här går det till: 

Steg 1: Töm alla inkorgar, sortera alla lösa trådar

1. Samla ihop alla lösa anteckningar, kvitton, visitkort, post, tidskrifter med mera. Leta t ex i fickor, handväskor, andra väskor samt anteckningsblock på olika ställen i huset. Lägg allt i inkorgen vid skrivbordet.

2. Gå igenom inkorgen och fatta beslut om allt. Använd tvåminutersregeln: det som tar mindre än två minuter åtgärdas direkt. Allt som tar mer än två minuter ska istället in i att-göra-listan eller kalendern. Detta gäller även punkt 3 och 4. Fastna inte, gå raskt vidare till nästa sak!

3. Töm mail-inkorgen på samma sätt.

4. Töm alla andra inkorgar som messenger, sms, meddelanden via Twitter & Instagram.

5. Lista alla lösa trådar och tankar som finns i huvudet.

6. Sortera även dessa, så att inkorgen är tom igen.

Steg 2: Uppdatera till nuläge

1. Gå igenom att-göra-listor. Markera sådant som är gjort, delegerat eller inte längre aktuellt.

2. Gå igenom ”väntar-på-lista”. Markera sådant som är klart, skicka påminnelser vid behov.

3. Titta igenom kalendern ett par veckor tillbaka, fånga upp löften, planer, uppgifter mm. För in dessa på rätt ställe i systemet.

4. Skriv ner förra veckans guldkorn (tacksamhetslogg).

5. Titta i kalendern för de kommande veckorna, fånga upp sådant som behöver förberedas.

6. Titta igenom projektlistor och övergripande mål. Bläddra igenom projektmapparna. Se till att det finns minst en punkt på att-göra-listan för varje aktuellt projekt, så att projekten rör sig framåt. Ägna några minuter åt de viktigaste projekten, ett och ett, skriv ner nya tankar.

7. Planera in tid för bokföring, planering av nästa styrelsemöte och annat som händer en gång per månad (se lista över en-gång-i-månaden-saker).

8. Gör en veckoöversikt och bestäm fokus för veckan.

Steg 3: Lyft blicken

1. Vad finns det för idéer och önskningar som jag vill förverkliga i framtiden? Är det någon av dessa idéer som det är dags att sätta igång med? Är det något som inte känns aktuellt längre utan som kan strykas från listan? Någon idé som redan har förverkligats utan att jag behövt göra någonting?

2. Vad mer är möjligt? Fånga upp nya tankar och idéer.

Snabbversionen

När jag "inte hinner" så gör jag bara punkt 1-4 i det första steget samt punkt 1-5 + 8 under punkt 2. Det räcker ganska långt.

Mina verktyg

Jag har alla mina listor (t ex att-göra-listor, listor på pågående projekt, listor på idéer och spridda önskningar, checklistor för t ex bokföringen med mera, listor över sådant jag vill komma ihåg gällande större projekt) i min Bullet Journal. En Bullet Journal är från början en skrivbok för superenkel planering i punktlistor (bullet lists, därav namnet).

Användandet av Bullet Journal har exploderat på senare tid och många väljer att göra sin "BuJo" till ett litet konstverk, med avancerad skrivstil, illustrationer och färger. Sök på Instagram eller Pintrest om du blir nyfiken, men varning för att planeringssystmet plötsligt kan svälla och ta mer tid än det sparar. Jag håller min väldigt enkel. 

Jag har min kalender i google calendar och jag har ett system med hängmappar för aktuella projekt. När projekten inte länge är aktuella flyttas alla papper till rätt pärm för senare referens.

Jag har också en fysisk inbox vid mitt skrivbord, som bara innehåller sådant som ska processas och sorteras in i systemet. Ingenting som jag redan bestämt vad jag ska göra med får ligga där. 

Låter alltihop överväldigande och galet tidskrävande? Det har tagit mig många år att skapa ett system som fungerar för mig. Det var värt det jobbet, men det ska göras steg för steg, bit för bit. Välj ut en pusselbit som du är nyfiken på och testa hur den fungerar för dig, om du vill. 

Nu har jag skjutit upp att faktiskt göra veckorutinen (som för övrigt inte alls behöver göras exakt en gång i veckan på samma veckodag) genom att skriva det här blogginlägget. Seså Lisa. Börja leta upp allt som ska ligga i inkorgen. Nu bums.