När var senaste gången du var med på en workshop? Vilka förväntningar hade du, när du fick veta att det var just en workshop du skulle delta i? Infriades förväntningarna?

Vad menar vi egentligen när vi använder ordet workshop? Vad är skillnaden mellan en workshop och ett möte, ett seminarium, ett utbildningspass eller en föreläsning?

Vad är en workshop?

I de olika organisationer jag jobbar med används ordet workshop på olika sätt, ofta även inom samma organisation. Men det finns några saker som verkar återkomma:

Det behöver vara ett stort mått av interaktivitet för att det ska vara en workshop. Deltagarna behöver vara medskapare till innehållet.

Vi ska göra någonting, inte bara prata. Detta görande kan dock bestå ganska mycket av prat, fast i kreativa former. 

Ibland är en workshop en verkstad, där vi bygger, skapar, utövar olika typer av hantverk. Fast det är ganska ovanligt i de flesta av de organisationer där jag rör mig. Vilket säger mer om vilka organisationer de är, än själva workshopbegreppet.

När workshopen handlar om att processa en viss fråga så behöver utfallet till stor del vara öppet. Deltagarnas erfarenheter och perspektiv ska komma till sin rätt, vi blir klokare tillsammans och kommer fram till lösningar som inte var förutbestämda sedan tidigare.

När det handlar om utbildning så ska det gärna finnas någon form av praktisk aktivitet, till exempel att vi får lära oss filma med mobilen – inte bara genom teoretiska genomgångar utan genom att vi faktiskt filmar med mobilen. Eller att vi övar svåra samtal i smågrupper och pratar om upplevelsen och landar insikter efteråt.

I utbildningar som inte handlar om att göra något praktiskt utan mer om inre utveckling, så kan workshopelementet handla om att deltagarna får tillämpa det de lär sig direkt, till exempel genom att reflektera över sina egna erfarnheter utifrån en modell. 

Workshopledning med inspiration från coaching

På sista tiden har jag funderat över att verktygslådan för en workshopledare har så mycket gemensamt med verktygslådan för en coach. Framför allt när det handlar om att leda workshops som syftar till att hitta en lösning på ett gemensamt problem eller att ta ställning till ett förslag.

Precis som i coaching blir då workshopledarens roll att hjälpa en grupp människor att vända och vrida på en fråga, att använda kreativa verktyg för att alla ska komma till sin rätt och att hjälpa gruppen att pussla ihop sin egen kunskap, sina egna perspektiv – så att de kan fatta beslut om nästa steg.

Nu är ju coaching också ett begrepp som används på många olika sätt och kan betyda nästan vad som helst (någon som hörde Niklas Kjellner raljera över att alla möjliga yrkesgrupper kallar sig för coacher, i Spanarna i P1?). Så för enkelhetens skull, låt oss använda ICF:s definition. ICF är en av de största internationella branschföreningarna för coacher och definierar coaching så här.

ICF definierar coaching som partnerskap med klienter i en tankeväckande och kreativ process som inspirerar dem att maximera deras personliga och professionella potential.

Coaching syftar till att främja, identifiera och utveckla personliga, yrkesmässiga eller affärsmässiga mål, samt att utveckla och genomföra en strategi eller plan för att uppnå målen.

och vidare:

På denna grund är det coachens ansvar att:

• Utforska, förtydliga och hålla samtalet inom ramen för det klienten vill uppnå genom aktivt lyssnande och närvaro
• Uppmuntra klienten till självinsikt genom direkt kommunikation
• Ställa kraftfulla frågor för att klienten ska få nya insikter och lösningar
• Skapa goda förutsättningar för att klienten ska ta ansvar och göra framsteg

Coaching används för att hitta lösningar på problem och göra det som är bra ännu bättre.

Coaching handlar alltså inte om att leverera ny kunskap i sakfrågan. Det handlar inte om rådgivning eller att föreslå vad klienten bör göra.

Istället är coaching en slags individuell workshopledning. Coachen använder kreativa verktyg av olika slag så att klienten kan utforska, vända och vrida på frågan och få tillgång till alla sina olika perspektiv. Hjälper till att lägga pusslet och stöttar klienten att själv bestämma nästa steg. I många fall är workshopledarens uppdrag exakt detsamma.

För att workshopledaren (eller coachen) ska klara detta så krävs två saker:

För det första: ett coachande förhållningssätt. Att inte gå in med en färdig lösning i tanken, eller med utgångspunkten att du som workshopledare/coach ska komma med lösningen. Det är inte ditt jobb. Ditt jobb är att vara nyfiken på vilken lösning som är bäst för gruppen eller individen och att stötta gruppen/klienten att själv komma fram till det.

Ett öppet sinne, nyfikenhet och tillit till att gruppen eller klienten har förmåga att själv hitta rätt väg framåt för just dem, det är ett coachande förhållningssätt. Det är ett alldeles speciellt ledarskap. Inte passivt, långt ifrån. Inte heller utan karta eller kompass. Men nordstjärnan som du styr efter är gruppens eller klientens bästa, som du ännu inte vet exakt vad det är. 

För det andra behöver du verktyg och metoder. En metodik, en verktygslåda full av olika sätt att processa en fråga eller ett ämne eller en tanke. Verktygen kan se väldigt olika ut och präglas av vem du är, hur du gillar att jobba och ofta också vilken utbildning du har gått.

Kanske älskar du att jobba med postitlappar, tidslinjer på pappersrullar, färgade pennor eller piprensare och marshmallows för att illustrera komplexa system. Eller så tycker du om kalkylblad med förberedda formler för att få överblick, eller mindmap-program i datorn eller deltagarprogram som Menti eller Kahoot.

Bland dina verktyg kan du också ha modeller och metaforer som gör det lättare att förstå verkligheten, det kan vara en modell för grupputveckling i olika faser eller ett kretslopp för att illustrera hållbarhet. Modellerna hjälper er att sortera och att tänka.

Tips från coachen

Eller snarare: tips från workshopledaren. Som också råkar vara certifierad coach.

Här kommer tre tips för dig som leder workshops. Är du coach? Då är tipsen lika mycket till dig. 

1. Vad är frågan?

En av de viktigaste nycklarna till en lyckad workshop är en tydlig och meningsfull startpunkt. Vad är det som ska lösas? Finns det en tydlig fråga, ett avgränsat ämne? Någonting som deltagarna ska lära sig, träna på? Ge dig inte förrän syftet med workshopen är glasklart. 

Här kan du behöva coacha (ja, coacha!) din uppdragsgivare en smula. Om du är anlitad som workshopledare så är det inte helt säkert att beställaren har ett tydligt syfte. Kan du hjälpa till i det här steget så har ni så mycket bättre förutsättningar att lyckas. Annars är risken att workshopen fladdrar iväg och att deltagarna blir frustrerade och förvirrade. Du också.

2. Vilka är dina viktigaste nycklar?

Det är inte din agenda som styr, utan gruppens. Men du kommer ändå att ha en egen agenda. Du kommer att tycka att vissa saker är viktiga och det är lika bra att uttala det för dig själv. Gärna för gruppen också. Det kan handla om värderingar du har eller punkter du tycker att det är viktigt att ni pratar om. 

Formulera gärna 3-5 punkter för dig själv för workshopen, eller för varje del av workshopen om det finns flera delar. Vad vill du kunna checka av när workshopen är slut, vad vill du ska ha landat hos deltagarna?

Nycklarna kan handla om saker som "jag vill att deltagarna ska kliva in sitt ledarskap" eller "jag vill att gruppen ska förstå att ledarskap också handlar om personlig utveckling" (för att ta exempel från de workshops och föreläsningar jag ofta håller). Men det kan också handla om "jag vill att gruppen ska ha bestämt sig för X eller Y när vi är klara", eller "jag vill att alla ska ha förstått lite mer om hur den här viktiga förändringen kan påverka dem". 

Var samtidigt öppen för att helt andra nycklar kan landa, som var minst lika värdefulla som du definierade för dig själv. Var nyfiken och lyhörd! Det är workshopens (och coachingens) kärna.

3. Övningen är inte det viktiga. Det är hur insikterna landar.

Kanske använder du någon form av övning eller aktivitet för att ge gruppen möjlighet till vissa insikter eller lärdomar. Välj aktiviteter med omsorg, men kom ihåg att de inte är det viktiga. Det viktiga är samtalet ni har efteråt. Ge det tid.

När vi har gjort en övning eller en aktivitet så behöver vi ofta först prata lite om själva upplevelsen. Därefter kan vi formulera vad vi har lärt oss, vad vi tar med oss. Och som tredje steg: hur vill vi använda våra nya insikter framöver? Lyssna noga och lyft fram gruppens lärdomar och insikter. 

Det var allt för nu. Jag hoppas att du fick några guldkorn med dig! Lycka till framöver och må alla workshops du leder eller deltar i ha ett klart och tydligt syfte, en väl genomtänkt metodik och framför allt vara kreativa, roliga och meningsfulla!